10 keinoa, joilla kollegat voivat estää mokien syntymistä

Prosessimokat eivät ole yksilön epäonnistumisia – ne ovat tiimin yhteinen mahdollisuus kehittää arjen tekemistä. Kollegan rooli on paitsi tukea, myös yhdessä rakentaa systemaattisempaa kulttuuria.

Toimistotyössä virheet eivät usein johdu rohkeista kokeiluista tai uuden oppimisen halusta, vaan arjen rutiineissa tapahtuvista prosessimokista – eli virheistä, jotka olisivat olleet vältettävissä selkeämmällä viestinnällä, toimivammilla käytännöillä tai paremmalla yhteistyöllä. Amy C. Edmondson (2011) kuvaa nämä “estettävissä olevat virheet” tilanteiksi, joissa toimitaan vastoin sovittuja toimintamalleja tai jätetään olennaisia työvaiheita tekemättä – usein kiireen, epäselvyyden tai puutteellisen koordinoinnin vuoksi. Tällaiset virheet eivät synnytä uutta oppimista, vaan toistuvat, ellei niihin puututa tietoisesti.

Vaikka organisaatiolla on keskeinen rooli prosessien selkeyttämisessä, kollegoiden välinen toiminta on usein ratkaiseva tekijä virheiden ehkäisemisessä. Yhteinen vastuu näkyy pienissä teoissa: muistuttamisessa, tukemisessa, avoimessa viestinnässä ja siinä, että uskalletaan kysyä tai tarkistaa. Alla on kymmenen käytännön keinoa, joilla jokainen työyhteisön jäsen voi vähentää prosessimokien määrää ja vahvistaa yhteistä laatukulttuuria.

10 asiaa, joita kollegat voivat tehdä estääkseen prosessimokia

1. Selvitä ja vahvista, mitä on sovittu: “Ymmärsinkö oikein, että sinä hoidat tämän vai minä?”
   • Useat mokat johtuvat oletuksista. Yhteinen ääneen sanottu ymmärrys ehkäisee unohtelua ja ristiriitoja.
2. Tarkista mieluummin kuin oleta: “Tämä asiakastunnus näyttää oudolta – varmistetaan vielä ennen lähetystä.”
   • Ystävällinen tuplavarmistus pelastaa monelta virheeltä – ja osoittaa vastuuntuntoa.
3. Kysy rohkeasti, jos et ole varma: “Haluan vielä varmistaa, miten tämä kuuluu hoitaa?”
   • Tyhmä kysymys on paljon parempi kuin hiljainen virhe.
4. Auta epäselvissä tilanteissa – älä tuomitse: “Huomasin, että tämä jäi puolitiehen. Tarvitsetko apua vai oliko ohje epäselvä?”
   • Myötätuntoinen kysyminen tukee virheiden havaitsemista ajoissa.
5. Anna kohteliasta palautetta heti, kun huomaat virheen: “Hei, tämä dokumentti näyttää siltä että siinä voi olla väärä asiakasnumero – tsekataanko yhdessä?
   • Ajoissa annettu palaute estää virheen etenemisen ja korjaa prosessia.
6. Dokumentoi ja jaa tärkeät vaiheet selkeästi
   • Yhteisesti jaettu “checklist” tai dokumentti vähentää epäselvyyksiä ja unohtamisia.
7. Muistuta toisia ystävällisesti – varsinkin toistuvissa tehtävissä: “Hei, muistitko muuten liittää sen excelin viimeisimpään raporttiin?”
   • Muistuttaminen ei ole nalkuttamista, vaan välittämistä yhteisestä onnistumisesta.
8. Jaa oivalluksia, miten prosesseja voisi parantaa: “Huomasin, että tämä työvaihe aiheuttaa usein sekaannusta – mitä jos sovittaisiin yksinkertaisempi käytäntö?”
   • Kollegan esimerkki voi käynnistää arvokkaan muutoksen.
9. Rakenna luottamusta – älä etsi syyllisiä: “Mennään yhdessä läpi, mitä tapahtui – näin voidaan varmistaa ettei sama toistu.”
   • Virheistä oppiminen vaatii turvallisen ilmapiirin, jossa moka ei johda nolaukseen.
10. Pidä omat lupaukset ja sovitut aikataulut
    • Aina ei tarvitse olla täydellinen, mutta luotettava. Myöhästyminen yhdessä kohdassa usein siirtää virheen seuraavalle.

Mikä on prosessimoka?

• Ne eivät johdu siitä, että yritetään jotain uutta tai otetaan tietoinen riski (toisin kuin innovatiiviset mokat).
• Ne ovat ennustettavia ja vältettävissä, jos toimintatavat, vastuut ja työkalut ovat kunnossa.
• Usein liittyvät rutiineihin ja rajoihin – ei rohkeuteen tai ideointiin.