5 vinkkiä ryhmän ohjaamiseen
Blogit
Puheenjohtajan on tärkeä ymmärtää, että pelkästä puheen kuuntelusta ihmisten mieliin jää vain 5-20 %. Kun siihen lisätään muiden havaintokanavien hyödyntämistä esim. kysymistä ja kuuntelua sekä tekemistä, niin muistijälki kasvaa kohisten – jopa 90 prosenttiin. Jos siis haluat ryhmän innostuvan, niin opettele osallistamaan.
Kuulen paljon ajatusta siitä, että fasilitaattori on ryhmän ulkopuolella. Tämä ei pidä paikkansa. Fasilitaattorin, eli ryhmänohjaajan on hyväksyttävä se, että ryhmää ei ole mahdollista ohjata vaikuttamatta ryhmään. Hän nimittäin vaikuttaa jo pelkällä paikalla olemisellaan. Kaikki toiminta, puheenvuorot ja kysymykset vaikuttavat väistämättä yksilöihin ja sitä kautta koko ryhmän toimintaan. Jopa poissaoleminen ja passiivisuuskin vaikuttavat ryhmän toimintaan. Tätä ilmiötä kutsutaan systeemisyydeksi.
Olitpa sitten palaverien vetäjä, kokousten puheenjohtaja, fasilitaattori tai tiimiesimies niin tarvitset fasilitointia eli osallistamisen taitoa. Kokosin sinulle 5 vinkkiä siihen, miten onnistut ryhmän ohjaamisessa kontekstista riippumatta.
Suunnittele hyvin ja varaudu joustamaan, sillä ryhmässä tapahtuu aina jotain yllättävää. Suunnittele tilaisuus ennakkoon seuraavien kysymysten avulla. Kun osaat vastata niihin riittävän hyvin, olet vahvoilla.
Viritä ryhmä läsnäoloon, toisiinsa ja asiaan. Jokaisella ihmisellä on lukematon määrä ajatuksia päässään, myös silloin kun kokoonnutaan yhteen. Useat näistä ajatuksista ei kuitenkaan liity tähän palaveriin, vaan mieli seilaa jossain toisaalla. Tästä syystä on tärkeää pysähtyä heti aluksi tämän kokoontumisen ääreen ja varmistaa läsnäolo juuri näiden ihmisten kesken.
Varmista yhteinen ymmärrys siitä mitä tavoitellaan ja miksi. Puhukaa tavoitteesta riittävästi.’Miten tavoitteet on hyvä kuvata? Vaihtoehtoja on monia, kuten piirrettynä, kirjoitettuna yhteisesti luotuna, tarkennettuna, keskustellen…
Pistä ryhmä töihin. Ole rohkea ja luota ryhmään. Laajenna yhteistä ajattelua. Pelkkä menetelmä ei auta, jos et osaa hyödyntää ryhmää. Yksinkertaisin osallistamisen tapa on esittää kysymys, johon paneudutaan pienryhmissä tai pareittain ensin. Jokainen osallistuja pääsee siis sanomaan omia ajatuksiaan ääneen. Pelkkä puheenvuorojen jakaminen ei ole osallistamisen taito vaan kokoustekniikkaa. Luottaaksesi omiin taitoihin, niin kannattaa harjoitella yksin ja yhdessä jonkun toisen kanssa, että itsevarmuutesi ja osaamisesi kasvaa.
Osallistaminen on yleensä turhaa, jos yhdessä tuotettua ei hyödynnetä. Jotta osallistamisesta olisi hyötyä, pitää asioita konkretisoida ja priorisoida. Toiminta ei mene käytäntöön ilman tekoja ja seurantaa. Sopimalla riittävä määrä seurantasessioita, joissa reflektoidaan tekemisessä onnistumisia ja jaetaan osallistujien kokemuksia sekä oppeja myös epäonnistumisista, varmistetaan yhteisen työskentelyn tulosten käytäntöön vienti.
Rohkeasti vaan kokeilemaan ja rikkomaan nykyistä palaveri- ja ryhmätyöskentelykulttuuria. Pian huomaat, kuinka ryhmän dynamiikka muuttuu, tulokset paranevat ja tyytyväisyys kasvaa.
Mikäli epäilet taitojasi, tule hakemaan itsevarmuutta fasilitaattorina toimimiseen sekä työkaluja pakkiisi. Tutustu palvelutarjontaamme.