5 vinkkiä ryhmän ohjaamiseen

Puheenjohtajan on tärkeä ymmärtää, että pelkästä puheen kuuntelusta ihmisten mieliin jää vain 5-20 %. Kun siihen lisätään muiden havaintokanavien hyödyntämistä esim. kysymistä ja kuuntelua sekä tekemistä, niin muistijälki kasvaa kohisten – jopa 90 prosenttiin. Jos siis haluat ryhmän innostuvan, niin opettele osallistamaan.

Kuulen paljon ajatusta siitä, että fasilitaattori on ryhmän ulkopuolella. Tämä ei pidä paikkansa. Fasilitaattorin, eli ryhmänohjaajan on hyväksyttävä se, että ryhmää ei ole mahdollista ohjata vaikuttamatta ryhmään. Hän nimittäin vaikuttaa jo pelkällä paikalla olemisellaan. Kaikki toiminta, puheenvuorot ja kysymykset vaikuttavat väistämättä yksilöihin ja sitä kautta koko ryhmän toimintaan. Jopa poissaoleminen ja passiivisuuskin vaikuttavat ryhmän toimintaan. Tätä ilmiötä kutsutaan systeemisyydeksi.

Olitpa sitten palaverien vetäjä, kokousten puheenjohtaja, fasilitaattori tai tiimiesimies niin tarvitset fasilitointia eli osallistamisen taitoa. Kokosin sinulle 5 vinkkiä siihen, miten onnistut ryhmän ohjaamisessa kontekstista riippumatta.

1. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Suunnittele hyvin ja varaudu joustamaan, sillä ryhmässä tapahtuu aina jotain yllättävää. Suunnittele tilaisuus ennakkoon seuraavien kysymysten avulla. Kun osaat vastata niihin riittävän hyvin, olet vahvoilla.

• Miten avaat tilaisuuden? Miten avauksessa on tavoite esitelty?
• Miten osallistat ihmisiä? Miten vaihtelet rytmiä, jotta ryhmän vireystila pysyy yllä?
• Mistä tiedät, että ryhmä on onnistunut? Että he tuottavat enemmän kuin yksilöt yksin toimiessaan?
• Miten haastat ryhmän toimintaa ja ajattelua? Mitä vaihtoehtoisia menetelmiä voisit ajatella käyttäväsi?
• Mistä tiedät, että kun ryhmä tyhmentää toisiaan? Mitä silloin tapahtuu? Miten silloin toimit?
• Valmennuksessamme saat työkalun suunnittelun apuvälineeksi.

2. Varmista läsnäolo

Viritä ryhmä läsnäoloon, toisiinsa ja asiaan. Jokaisella ihmisellä on lukematon määrä ajatuksia päässään, myös silloin kun kokoonnutaan yhteen. Useat näistä ajatuksista ei kuitenkaan liity tähän palaveriin, vaan mieli seilaa jossain toisaalla. Tästä syystä on tärkeää pysähtyä heti aluksi tämän kokoontumisen ääreen ja varmistaa läsnäolo juuri näiden ihmisten kesken.

• Vaihtele erilaisia tapoja. Käytä välillä systemaattisesti jotain tiettyä tapaa, mutta vähintään puolivuosittain muuta sitä.
• Mitä keinoja sinulla on käytössäsi ihmisten virittämiseen? Yksi tapa virittää on kysyä osallistujien odotuksia tätä tilaisuutta tai projektia kohtaan. Tapoja virittää voit kerätä kavereilta, netistä, koulutuksista, keksiä itse.
• Yhteistyön tärkein varmistaja on puhua ja sopia yhteistyön pelisäännöistä. Käytännössä se voi olla esimerkiksi älylaiteparkki.

3. Selkeytä yhteinen tavoite

Varmista yhteinen ymmärrys siitä mitä tavoitellaan ja miksi. Puhukaa tavoitteesta riittävästi.’Miten tavoitteet on hyvä kuvata? Vaihtoehtoja on monia, kuten piirrettynä, kirjoitettuna yhteisesti luotuna, tarkennettuna, keskustellen…

• Mitä tämän tilaisuuden tavoite on? Miten kukakin ymmärtää tavoitteen?
• Mikä tavoitteessa motivoi/innostaa ketäkin? Entä mikä mietityttää?
• Mitkä asiat pitää ratkaista? Mihin kysymyksiin olla vastaus, jotta voimme edetä?
• Mistä tänään pitää päättää?
• Mikä on kenenkin osallistujan rooli? Mitä kukakin odottaa yhteistyöltä / projektilta / tältä palaverilta?

4. Ohjaa yhdessä työstämistä

Pistä ryhmä töihin. Ole rohkea ja luota ryhmään. Laajenna yhteistä ajattelua. Pelkkä menetelmä ei auta, jos et osaa hyödyntää ryhmää. Yksinkertaisin osallistamisen tapa on esittää kysymys, johon paneudutaan pienryhmissä tai pareittain ensin. Jokainen osallistuja pääsee siis sanomaan omia ajatuksiaan ääneen. Pelkkä puheenvuorojen jakaminen ei ole osallistamisen taito vaan kokoustekniikkaa. Luottaaksesi omiin taitoihin, niin kannattaa harjoitella yksin ja yhdessä jonkun toisen kanssa, että itsevarmuutesi ja osaamisesi kasvaa.

• Miten saat porukan miettimään mahdollisuuksia, sen sijaan että todetaan ”ei me voida tälle mitään”? Pienryhmäporinan kysymys: Mitä kaikkea voisimme tehdä asian eteen? Mitä tarvitsemme, jotta tämä menisi eteenpäin?
• Mitä muita osallistamisen tapoja ja keinoja sinulla on työkalupakissasi? Voit laajentaa työkalupakkiasi kysymällä kavereilta vinkkiä, etsimällä kirjoista tai netistä, valmentautumalla ja voit myös keksiä itse.

5. Ohjaa käytäntöön ja oppimaan

Osallistaminen on yleensä turhaa, jos yhdessä tuotettua ei hyödynnetä. Jotta osallistamisesta olisi hyötyä, pitää asioita konkretisoida ja priorisoida. Toiminta ei mene käytäntöön ilman tekoja ja seurantaa. Sopimalla riittävä määrä seurantasessioita, joissa reflektoidaan tekemisessä onnistumisia ja jaetaan osallistujien kokemuksia sekä oppeja myös epäonnistumisista, varmistetaan yhteisen työskentelyn tulosten käytäntöön vienti.

• Tavoitteen näkökulmasta priorisointi on yleensä tehokkaampi keino kuin pelkkä äänestäminen yksilöiden omien kiinnostusten mukaan: Mitkä asiat vievät meitä kohti tavoitetta?
• Ryhmän sitoutumisen varmistaminen: Mitä sovimme? Kuka tekee ja mitä? Miten varmistamme, että sovitut asiat toteutuvat? Milloin tarkistamme etenemisemme ja suuntaamme tarvittaessa uudelleen?
• Yksilötason sitoutumisen varmistaminen: Mitä aiot viedä itse tästä omaan arkeesi? Mitä teet ja milloin
• Apukysymyksiä yhteiseen reflektointiin: Missä olemme onnistuneet? Mitä silloin teimme? Missä emme onnistuneet? Mikä jäi meiltä huomioimatta? Mitä opimme tästä?

Rohkeasti vaan kokeilemaan ja rikkomaan nykyistä palaveri- ja ryhmätyöskentelykulttuuria. Pian huomaat, kuinka ryhmän dynamiikka muuttuu, tulokset paranevat ja tyytyväisyys kasvaa.

Mikäli epäilet taitojasi, tule hakemaan itsevarmuutta fasilitaattorina toimimiseen sekä työkaluja pakkiisi. Tutustu palvelutarjontaamme.