Luottamus innostavassa kehityskeskustelussa

Uuden vuoden koittaessa useimmilla esihenkilöillä ja johdettavilla on jälleen edessään kehityskeskustelu – hetki, joka voi olla joko suuri turhautuminen tai valtava mahdollisuus. Miten muovata velvollisuudesta, rutiinista ja valmiiksi käsikirjoitetusta prosessista kohtaaminen, joka aidosti energisoi, kehittää ja vahvistaa yhteistyötä?

Kehityskeskustelu muodollisena prosessina – vai työn arkea palvelevana työkaluna?

Tutkimusten ja käytännön kokemusten mukaan esihenkilöt pitävät kehityskeskusteluja edelleen yhtenä haastavimpana johtamistehtävänään. On toki organisaatioita, joissa kehityskeskustelu nähdään vaikuttavana, molempia osapuolia hyödyttävänä vuoropuheluna, mutta nämä ovat valitettavasti edelleen harvassa.

Tyypillisiä kehityskeskusteluihin liittyviä kipukohtia ovat:

• Muodollinen prosessi korostuu sisällön kustannuksella.
• Vuosikello, lomakkeet ja järjestelmäkirjaukset ohjaavat keskustelua enemmän kuin ihmisten todelliset tarpeet.
• Sovitut asiat eivät etene: syntyy ”keskusteluhumppa”, joka ei kosketa eikä muuta mitään.
• Vuorovaikutustaidot vaihtelevat, mikä lisää epätasaisuutta ja epäoikeudenmukaisuutta.
• Esihenkilön ja johdettavan välillä on jännitteitä tai luottamuspulaa.
• Keskusteluja ei pidetä, koska “me puhumme muutenkin” – vaikka arjen keskustelut ovat usein impulsiivisia, eivätkä rakenna yhteistä suuntaa.

Näiden seuraukset ovat tuttuja: epäyhtenäinen johtaminen, sattumanvaraiset odotukset, kyynisyys ja epäluottamus siihen, että kehityskeskustelut ylipäänsä vaikuttavat johonkin.

Innostavan keskustelun näkymätön perusta on luottamus

Aidosti hyvä kehityskeskustelu ei synny tyhjiössä. Se ei ole vuosittainen yksittäinen seremonia, vaan seurausta arjen vuorovaikutuksesta, psykologisesta turvallisuudesta ja yhteisestä suunnasta.

Hyödyllinen kehityskeskustelu rakentuu:

• toimivasta prosessista,
• yhtenäisestä johtamiskulttuurista,
• valmentavasta keskustelutaidosta,
• keskinäisestä luottamuksesta.

Nämä yhdessä mahdollistavat keskustelun, joka syventää johdettavan itsetuntemusta, vauhdittaa oppimista ja tukee parempien tulosten syntymistä. Samaan aikaan esihenkilön ja johdettavan yhteistyö vahvistuu – usein merkittävästi.

1. Toimiva prosessi rauhoittaa ja tuo ennakoitavuuttaJotta kehityskeskustelut alkaisivat elää, organisaatiossa on oltava

Toimivassa prosessissa ihmiset:

• ymmärtävät miksi keskustelut käydään ja miten ne linkittyvät organisaation tavoitteisiin,
• tietävät omat odotuksensa ja roolinsa,
• näkevät miten tavoitteista päätetään ja miten sovitut asiat viedään käytäntöön,
• saavat tukea valmistautumiseen ja kirkkaat työkalut keskustelun käymiseen.

Silti prosessi itsessään ei ratkaise mitään. Siksi ihmisille kannattaa luoda tilaisuus pysähtyä prosessin äärelle:

Mikä toimii? Mikä hankaa vastaan? Mikä tukisi parhaiten aitoa vuoropuhelua?

 2. Yhtenäinen johtamiskulttuuri selkiyttää odotuksia

Kun johtamista johdetaan systemaattisesti, ennakoitavuus ja laatu paranevat. Johdettavat tietävät, mitä esihenkilöiltä voi odottaa — ja esihenkilöt tietävät, mitä he tarvitsevat tiimiltä. Tämä selkeys vähentää kitkaa ja lisää vastuullisuutta.

Johtamiskulttuuri tukee vaikuttavia kehityskeskusteluja, kun:

• niitä arvostetaan ja seurataan kaikilla organisaatiotasoilla,
• johtoryhmä näyttää esimerkkiä tekemisellään,
• keskustelujen sisältö heijastaa organisaation strategisia painotuksia,
• kehityskeskustelu nähdään osana jatkuvaa valmentavaa dialogia – ei erillisenä vuosirutiinina,
• vastuu onnistumisesta on molemmilla: esihenkilöllä ja johdettavalla.

3. Valmentavan esihenkilön ABC – näin rakennat innostavan keskustelun

Nykytyö on täynnä monimutkaisia tilanteita, jotka edellyttävät yhteistyötä, luovuutta ja jatkuvaa oppimista. Siksi valmentavan vuorovaikutuksen merkitys kasvaa koko ajan.

Valmentavassa kehityskeskustelussa esihenkilö:

• asettuu uteliaasti rinnalle, ei vastapäätä arvioimaan,
• kysyy enemmän kuin kertoo,
• kuuntelee keskeyttämättä ja pyrkii ymmärtämään,
• auttaa tunnistamaan vahvuuksia ja niiden käyttöä arjen tilanteissa,
• pitää toista vastuullisena kunnioittavasti, ei syyllistäen,
• näyttää esimerkkiä keskeneräisyydestä ja pyytää palautetta omasta johtamisestaan.

Tällainen kohtaaminen synnyttää energiaa, oivalluksia ja yhteistä suuntaa. Se rakentaa kulttuuria, jossa on lupa kasvaa ja lupa onnistua.

Kehityskeskustelu on yhteinen oppimisen hetki – ei suoritus

Vaikuttava kehityskeskustelu ei ole lomake, vuosikello tai esitys. Se on kohtaaminen, jossa:

• vahvistetaan yhteinen ymmärrys,
• suunnataan tulevaan,
• rakennetaan luottamusta,
• tunnistetaan esteitä ja mahdollisuuksia,
• vahvistetaan yhdessä onnistumista.

Kysymys on pohjimmiltaan siitä, millaista työelämää haluamme rakentaa. Sellaista, jossa ihmiset kuullaan, luotetaan ja jossa yhdessä onnistuminen on normi.

Valmennamme organisaatioita rakentamaan kehityskeskusteluista työelämän parhaita oppimisen paikkoja.