Näkökulmia systeemisestä ymmärtämisestä ja vaikuttamisesta

Saloran kuvaputkitehtaalla vuosia sitten tuotantolinja tuotti paljon huonoa laatua. Silloinen johtaja, Jorma Ollilla, keksi tiimeineen yksinkertaisen tavan korjata tilanne. Motivaatiokouluttajien sijaan he organisoivat tuotantolinjan uudestaan u-muotoiseksi. Tällöin linjan alku ja loppupään työntekijät pystyivät puhumaan suoraan keskenään ja antamaan ohjeita toisilleen. Kun vuorovaikutusjärjestelmää muutettiin, tuotannon laatu harppasi olennaisesti paremmaksi. Ollila johti yksilöiden välisiä kytköksiä ja muuttamalla niitä, toiminta parani, vaikka yksilöt eivät persoonina muuttuneet mitenkään. Tämä kytkösten rakentaminen ja ohjaaminen on voimakkaimpia tapoja vaikuttaa yhteisöjen toimintaan.

Ymmärrä vaikutusyhteyksiä tai tule hulluksi

Yksi voimakkaimpia maailmankaikkeuden ja ihmisten toiminnan ymmärtämisen teorioita on suhteellisuusteorian ohella järjestelmäteoria. Tämä teoria kuvaa maailman ja ihmisten välisiä kytköksiä ja kaiken riippuvuutta kaikesta. Teoria voi tehdä meidät lähes hulluiksi, jos tipahdamme miettimään pelkkää maailman monimutkaisuutta. Toisaalta teorian pohjalta voimme löytää muutaman hyvinkin yksinkertaisen ja voimakkaan tavan hahmottaa niin yhteisöjen toimintaa, ihmisiin vaikuttamista ja menestymistä monimutkaisissa liiketoimintaympäristöissä.

Viisi näkökulmaa tarkastella systeemisiä ilmiöitä

Monimutkaista maailman ja yksilöiden käyttäytymistä voi ymmärtää viidestä näkökulmasta.

1. Voimme ajatella maailmaa biljardin tai mölkyn peluuna, joissa pelilauta muuttuu koko ajan.
2. Parhaat vaikuttamisen roolit löytyvät toimimalla kalastajan ja puutarhurin lailla tai kivenhakkaajan tavalla etsimällä säröjä, joista halkeamat laajenevat.
3. Sähkösuunnittelijan taidolla voimme rakentaa kytkentöjä, joita kautta energia kulkee parhaiten ja häviöitä synnyttävä vastus on pienintä.
4. Runoilijan taidolla voimme muokata kieltä synnyttämään uusia yhteyksiä ja ajatusten kiteymiä sekä rakentaa motivoivia paradokseja Tommy Tabermanin tavoin lauseilla ”tulla lujaksi, säilyä pehmeänä, siinä haastetta yhdelle elämälle” ja ”paljonko rohkeutta uskallat jättää tänään käyttämättä?”.
5. Maailma, liiketoiminta ja yhteisöt ovat kuin biljardin ja mölkyn pelaamista

Neuvostoliitto romahti mekanistiseen käsitykseen yhteisöjen toiminnasta ja pyrkimykseen hallita tulevaisuutta suunnittelemalla. Sama asia vaivaa erityisesti suuria organisaatioita. Mitä enemmän aikaa ja energiaa käytetään liian tarkkaan suunnitteluun huomioimatta jatkuvasti muuttuvia systeemisiä voimia, sitä voimakkaammin maailman todellisuus eroaa yhteisöjen suunnitelmista.

Biljardissa jokainen lyöntimme vaikuttaa suunnitelmiimme, tavoitteemme saada palloja koloihin voi säilyä, mutta lähitähtäimen tavoitteet muuttuvat koko ajan. Mölkyssä pelilauta muuttuu vieläkin voimakkaammin. Kummassakin pelissä myös jokainen vuoromme aiheuttaa sekä positiivia mutta useimmiten myös kielteisiä vaikutuksia suunnitelmiimme.

Tämä samanaikainen onnistumisen ja epäonnistumisen tanssi haastaa meidän ennakoimaan vaikutuksemme molempia puolia samalla tavalla kuin esimies voi miettiä palautteen antamisen järkevyyttä. Pienestä asiasta annettava palaute voi romahduttaa toisen innon ja heikentää työn tuloksia. Samalla tavalla asiakaspalvelun heikentäminen voi romahduttaa asiakkaiden sitoutumisen, vaikka se välittömästä voi parantaakin kannattavuutta.

Jokaisesta lyönnistä seuraa monia asioita ja kykymme ennakoita seurauksia lyhyellä ja pitkällä tähtäimellä on ratkaisevaa menestyksemme kannalta. Tästä syystä kytkentöjen ja erilaisten vaikutusten kuvaaminen takaisinkytkentöineen on keskeistä mietittäessä toimenpiteiden vaikuttavuutta ja kokonaiskannattavuutta.

2. Sattuma suosii valmistautunutta mieltä eli olkaamme sattumien kalastajia

Menestyvien yrittäjien ja organisaatioiden tutkimus osoittaa, että parhaat menestyvät tarttumalla tilaisuuksiin ja näkemällä poikkeamat suunnitelmista mahdollisuuksina, ei häiriöinä, jotka pitää poistaa.

On kiehtovaa, että yksi suomen menestyneimmistä energiayhtiöistä, ST1, ei tee budjetointia. Tämä mahdollistaa joustavan ja paradoksaalisesti kannattavan toiminnan.

Kalastajat etsivät kaikuluotaimilla koko ajan paikkoja, jossa parvet liikkuvat. Heillä voi olla suunnitelmia, mistä aloittaa etsinnän, mutta troolien sinkoaminen aina samoihin aikaisempiin apajiin tuskin tuottaa saalista. Avain on toisaalta pyrkiä ymmärtämään, miten parvet liikkuvat ja toisaalta olla herkkä etsimään, missä ne juuri nyt liikkuvat. Kalastajan asenne niin liiketoiminnan kuin johtamisen kehittämiseen on myös hyvin tässä ja nyt asennetta ja monien tekijöiden samanaikaista huomiointia.

3. Taitava kivenhakkaaja löytää säröt, joista kalliot halkeavat

Suurimmatkin kivenlohkareet lohkeavat säröjen kautta. Kiilojen lyöminen säröihin heijastuu kovaankin kallioon vähitellen ja lopulta halkeama laajenee. Vesi ja jää tekevät tätä hitaasti, taitava kivenhakkaaja tunnistaa juuri ne paikat, joihin kiilat kannattaa iskeä. Yhteisöjen ja yksilöiden käyttäytyminen on kuin kalliota, voimakkaan kiinteätä.

Samanaikaisesti ne voivat muuttua hyvinkin nopeasti, kun vaikuttaja löytää kivenhakkaajan kaltaisesti oikeat säröt. Asiantuntijasta voi tulla loistava projektipäällikkö hetkessä, kun hän ymmärtää olevansa projektintoimitusjohtaja eikä sen paras asiantuntija. Voimakkaimmat ihmisten käyttäytymisen vaikuttamisen vivut ovat useimmiten niitä, joilla määritämme itseämme tai toimintamme merkityksellisyyttä ja arvoa.

4. Energian virtaaminen edellyttää oikeita kytkentöjä

Ihmisyhteisöjen toiminnan olennaisin puolinen on vireyttä synnyttävä kulttuuri ja asenneilmasto. Jos kaapelit merkityksiin, luottamukseen, arvoihin ja ihmisten myönteisiin asenteisiin ovat poikki, valot eivät syty ja pimeys vallitsee.

Taitava vaikuttaja on kuin sähkösuunnittelija ja –asentaja. He löytävät ne kytkennät, joilla energia virtaa, valot palavat ja koneet käytävät. Ihmisillä nämä kytkennät syntyvät näkemällä työnsä kytkeytyminen asiakkaisiin, omiin pyrkimyksiin, arvoihin ja merkityksiin. Mitä vähemmän näitä kytkentöjä on ja mitä vähemmän niistä puhutaan, sitä helpommin energiat ovat hukassa ja toiminta suuntautuu virheellisesti.

Mikäli yksilö on kytkeytynyt liian voimakkaasti sääntöihin ja ohjeisiin, hän toimii helposti tylysti ja joustamattomasti asiakaspalvelussa. Jos hän on puolestaan enemmän kytkeytynyt asiakkaan subjektiivisen kokemuksen ymmärtämiseen ja loistamaan sen muuttamisessa, palvelun laatu on aivan toista ja myös tuottavaa.

Toisaalta kytkentöjen lisääminen voi olla hyvinkin yksinkertaista ja nopeasti vaikuttavaa. Kytkeytyminen arvoihin ja eettisiin toimintatapoihin suojaavat myös yhteisöjä väärinkäytöksiltä.

5. Runoilija muuttaa todellisuutta muuttamalla sanoja ja kieltä!

Yksi kytkösten maailmoista on käyttämämme kieli, ilmaisut ja tarinat. Hyvä tarina voittaa aina ihmiset puolelleen, joskus yksi sanakin voi muuttaa yksilöiden käyttäytymisen. Kun palveluorganisaatioissa ryhdyttiin puhumaan nykyisistä asiakkaista vanhojen asiakkaiden sijaan, palvelun laatu harppasi muutamassa kuukaudessa. Nykyinen –sana suuntasi ihmisten huomion nykyhetkeen ja tärkeisiin suhteisiin sivuuttamisen sijaan.

Systeemejä on mahdotonta ymmärtää, mutta niihin on helppoa vaikuttaa!

Maailma on niin monimutkainen, että meidän on mahdotonta ottaa aina kaikkea huomioon ja tajuta kaikkia kytköksiä. Paradoksaalisesti kuvatun viiden lähestymistavan kautta systeemeihin on helppoa vaikuttaa, mikäli säilytämme etsivän ja kokeilevan mielemme. Vaikuttamisen avain on aina Teemu Selänteen maalintekotekniikka. Kun ampuu tarpeeksi kohti maalia, niin lopulta joku uppoaa. Koleilevuus ja herkkyys olosuhteille ovat vaikuttamisen avaimia.