Onko tiimissäsi jännitteitä, joista kukaan ei puhu?

Huomaatko, että tiimissäsi palaverit ovat alkaneet herättää ahdistusta tai jännitettä? Joku näyttää vetäytyvän, toinen välttelee puheenvuoroja, ja ilmapiiri on kaukana aidosta yhteistyöstä. Ehkä sinäkin, tiimin vetäjänä, tunnet varautuvuutta tai hermostuneisuutta lähestyessäsi tiimin kokoontumista. Ehkä mietit, miten sanomasi otetaan vastaan ja odotat reaktioita, jotka eivät aina ole rakentavia. Tämä tunne voi olla merkki syvemmistä haasteista tiimin vuorovaikutuksessa – konfliktit saattavat olla tulossa pintaan tai jo olemassa. 

Hälytysmerkit tiimissä, joita ei tulisi sivuuttaa

Tiimin johtajana ja tiimiläisenä sinun on tärkeää tunnistaa varhaiset merkit siitä, että kaikki ei ole kohdallaan. Konfliktit tai vuorovaikutuksen ongelmat eivät aina ilmene avoimena riitana, vaan ne voivat olla hienovaraisia merkkejä jännitteestä ja epämukavuudesta. Kiinnitä erityistä huomiota seuraaviin merkkeihin: 

1. Tiimiläiset vetäytyvät keskusteluista tai välttävät kokouksia: Jos joku tiimissäsi näyttää välttelevän aktiivista osallistumista, kyseessä voi olla tunne siitä, ettei oma ääni tule kuulluksi tai ettei ole turvallista tuoda ajatuksia esiin.
2. Ilmassa on epävarmuutta tai ahdistusta palaverien edellä: Jos huomaat, että jotkut tiimin jäsenistä tai jopa sinä itse valmistaudut varautuneesti, tämä saattaa kertoa luottamuksen puutteesta tai siitä, että konflikteja on jäänyt käsittelemättä.
3. Epävirallinen kommentointi ja negatiivinen palautekulttuuri: Jos tiimin jäsenet antavat palautetta mieluummin epävirallisesti ja negatiivisesti eivätkä tulkintasi mukaan uskalla keskustella vaikeista asioista avoimesti. Tämä voi kertoa rakentavan palautekulttuurin puutteesta, mutta myös loukkaantumisista ja jännitteistä, jotka vaikeuttavat keskinäistä yhteistyötä. 

Nämä hälytysmerkit ovat signaaleja, joihin kannattaa reagoida ennen kuin ongelmat syvenevät ja alkavat vaikuttaa tiimin toimintaan ja hyvinvointiin. Tiimin vetäjänä tai esihenkilönä vastuu puuttumisesta on viime kädessä sinulla, mutta jokaisella tiimiläisellä on myös vastuu yhteisen työhyvinvoinnin rakentamisesta eli kukaan tiimissä ei ole vapaa vastuusta luoda yhteistä psykologista turvallisuutta. 

Haasteena näissä tiimijännitteissä on kuitenkin se, että osalle ihmisistä on tyypillistä vetäytyä ja olla epävarma tai kommentoida asioita negaation kautta, vaikka kaikki asiat olisivatkin hyvin. Eli aina nämä ilmentymät eivät kerro siitä, että olisi konflikteja olemassa, joita pitäisi käsitellä. Joskus kyse on vain siitä, että meidän ihmisten olisi hyvä opetella uusia toiminta- ja ajattelumalleja, kuten keskustella uudella positiivisemmalla ja ratkaisukeskeisemmällä tavalla. 

Opi tunnistamaan tiimien konfliktin syy

Tiimissä ilmenevien konfliktien ja jännitteiden syyt ovat usein monimutkaisia ja voivat liittyä useisiin eri tekijöihin. Tiimin vetäjänä ja vastuullisena tiimiläisenä sinun on tärkeää tutkia tilanteita neutraalisti ja tunnistaa keskeiset ongelmakohdat.  

Yleisimpiä konfliktien lähteitä tiimeissä ovat:

1. Kommunikaatio-ongelmat: Yleisiä viestintäongelmia ovat 1) asioista ohipuhuminen 2) väärinymmärrykset tai 3) puhumattomuudet. Nämä kommunikaatiohaasteet luovat helposti kitkaa ja heikentävät luottamusta, vaikka ne syntyvätkin yleensä vahingossa. Erittäin harvoin ihmiset tietoisesti kommunikoivat toisilleen vahingollisesti. 
2. Palautteen puute: Jos tiimin jäsenet eivät anna ja saa palautetta säännöllisesti tai palautetta annetaan vain kriisitilanteissa, ongelmat voivat kasautua ja estää tiimin jäseniä kehittämästä työtään ja yhteistyötään. 
3. Epäselvät roolit ja vastuut: Jos tiimiläisille ei ole selvää, kuka vastaa mistäkin, tai jos tehtävät ovat epäselviä, tämä voi aiheuttaa pelkoa, turhautumista ja epävarmuutta sekä siten myös konflikteja. 
4. Arvojen ja tavoitteiden ristiriidat: Tiimiläisillä voi olla eriävät näkemykset siitä, mitä työllä tavoitellaan tai miten työ tulisi tehdä, mikä saattaa johtaa jatkuvaan jännitteeseen. 

Kun tunnistat näitä ongelmien syitä, voit myös lähteä suunnittelemaan, miten lähestyä niiden ratkaisemista. Tärkeintä olisi se, että niistä puhutaan ja opetellaan kommunikoimaan asioita siten, että kaikilla olisi mahdollisuus tulla kuulluksi ja nähdyksi, vaikka omat halut tai toiveet eivät toteutuisikaan. 

Tiimin konfliktien käsittely – valmistaudu rakentavaan keskusteluun

Konfliktien ratkaiseminen vaatii esihenkilöltä rohkeutta nostaa asiat esiin ja käynnistää avoin keskustelu tiimin kanssa. Seuraavilla ohjeilla voit luoda turvallista ilmapiiriä ja varmistaa, että keskustelu pysyy rakentavana: 

• Aloita yleisellä huomiolla ilman syyttelyä: Voit esimerkiksi todeta, että olet havainnut jonkinlaista jännitettä tiimin kokouksissa ja kysyä, ovatko muut huomanneet saman. Tämä lähestymistapa vähentää syyttelyn riskiä ja mahdollistaa avoimen keskustelun. 

• Kysy aktiivisesti ja kuuntele: Pyri selvittämään, mitä tiimiläisesi kokevat ja miten he näkevät tilanteen. Kuuntele rauhassa ja vältä lähtemästä ratkaisemaan asioita liian nopeasti – anna tiimin jäsenille mahdollisuus kertoa, mikä heille on tärkeää. 

• Fokus yhteiseen tavoitteeseen: Muistuta tiimiä siitä, että kaikki pyrkivät yhteisiin tavoitteisiin. Kun huomio keskittyy yhdessä saavutettavaan päämäärään, eri näkemykset voidaan tuoda esiin rakentavasti ja yhteen hiileen puhaltaminen tulee helpommaksi. 

Arjen työkaluja tiimin jännitteiden vähentämiseen

Konfliktien ratkaiseminen ei ole kertaluonteinen toimenpide, vaan vaatii pitkäjänteistä kehittämistä ja arjen rutiineihin panostamista, jolloin konflikteja ehkäistään ennemmin kuin sammutetaan ainoastaan tulipaloja.  

Tiimin vetäjänä voit auttaa vähentämään jännitteitä arjen pienillä toimilla, jotka parantavat vuorovaikutusta ja luovat positiivista ilmapiiriä: 

• Selkeyttäkää roolit ja vastuut yhdessä: Käykää tiimin kanssa läpi, kenellä on vastuu mistäkin. Kun kaikilla on selkeä käsitys rooleista, väärinymmärrykset ja päällekkäisyydet vähenevät. 

• Rakenna avointa palautekulttuuria: Anna tiimille mahdollisuus antaa ja vastaanottaa palautetta turvallisesti eli ohjaa ihmisiä rakentavaan tapaan antaa palautetta. Säännöllinen, rakentava palaute puolin ja toisin on avainasemassa, kun haluat puuttua ongelmiin ennen niiden eskaloitumista. 

• Panosta läpinäkyvään viestintään: Varmista, että tiimissä jaetaan riittävästi tietoa ja että viestintä on avointa ja selkeää. Kun kaikki tietävät riittävästi, missä mennään ja mitä odotetaan, epävarmuus vähenee ja luottamus kasvaa. Ohjaa ihmisiä tiedostamaan, että jokaisen vastuulla on kuunnella, viestiä ja käyttää yhteisiä viestintävälineitä, koska rakentava viestintä tiimissä on systeemistä eli monensuuntaista ja aikaista. Yksi tai muutama henkilö ei voi vastata kaikkien viestinnästä, vaan kaikki ovat siitä vastuussa. 

• Tarjoa epämuodollisia kohtaamisia: Epämuodolliset hetket, kuten yhteiset kahvihetket tai vapaamuotoiset tiimitapaamiset, voivat auttaa tiimiläisiä tuntemaan toisensa paremmin ja vähentävät jännitteitä. Kun ihmiset löytävät yhteisiä tekijöitä kuten harrastuksia, mielenkiinnon aiheita, he luottavat paremmin toisiinsa. Samuudet yhdistävät. 

Tukea ja työkaluja esihenkilölle – Systemic Team Coach© -koulutus apuna

Jos tiimissäsi ilmenee jatkuvasti vuorovaikutushaasteita tai tuntuu, että konfliktit jäävät ratkaisematta tai koet olevasi hieman avuton niiden kanssa, niin Systemic Team Coach© -koulutuksemme tarjoaa esihenkilöille, tiimien vetäjille, projektipäälliköille ja henkilöstövastaaville arvokkaita työkaluja.  

Koulutuksen avulla voit oppia ymmärtämään tiimisi dynamiikkaa, parantamaan vuorovaikutusta ja tukemaan tiimiäsi rakentavalla tavalla. Saat keinoja tunnistaa ja käsitellä konflikteja sekä luoda ilmapiiri, jossa jokainen voi tuoda ajatuksensa esiin luottavaisesti. 

Rohkeutta ja pitkäjänteisyyttä konfliktien ratkaisemiseen

Konfliktit ja vuorovaikutuksen haasteet ovat luonnollinen osa tiimityötä, mutta niitä ei pidä hyväksyä pysyväksi olotilaksi tai olettaa niiden ratkeavan omalla painollaan.  

Kun tunnistat varhaiset merkit, kuten jännitteet palaverien ympärillä, ja puutut niihin rakentavasti, voit vaikuttaa tiimin toimintaan ja hyvinvointiin merkittävästi. Tiimityön laatu paranee, kun uskallat tarttua haastaviin keskusteluihin ja luot tiimillesi avoimen, kannustavan ilmapiirin, jossa jokainen voi olla oma itsensä ja osallistua aidosti tiimin yhteiseen päämäärään.