Ihminen on ihanan monipuolinen otus

Teimme yhdessä tiimin kanssa pienen liikedemonstraation siitä, miten ryhmä toimii.

• Annoin selkeät ohjeet, joita täydensin kolme kertaa.
• Harjoituksen jälkeen kysyin: ”Mitä tässä tapahtui?”

Tiimiläiset totesivat, että harjoituksessa syntyi tulkinta, että jokaisella oli oma agenda.

• Yksi teki yhtä, jolloin toinen seurasi ja liikkui sen mukaan.
• Kolmas seurasi muiden liikkeitä siten, että hänen oma tavoitteensa toteutuisi.
• Tämä aiheutti sen, että ensimmäisen oli jälleen liikuttava.
• Ensiksi annettu ohje ohjasi toimintaa vielä kolmannellakin kerralla, vaikka olin nimenomaan korostanut, että nyt ei ole muita ohjeita kuin se, joka silloin annettiin.

Jokaisen henkilökohtaiset olettamukset ohjasivat aivojen toimintaa, eikä kukaan lähtenyt kyseenalaistamaan yhteisiä tavoitteita tai toimintatapoja.

Suunnittelun kompastuskivi – systeemisyysajattelun puute

Moni menestynyt organisaatio on kompastunut jossain vaiheessa liian yksioikoiseen käsitykseen yhteisöjen toiminnasta tai oletukseen että voi hallita tulevaisuutta suunnittelemalla sitä mahdollisimman tarkasti. Systeemisyyden silmälaseilla katsottuna tulevaa on mahdoton täysin hallita tai suunnitella, mutta siihen voi vaikuttaa tunnistamalla ja reagoimalla arjen eri ilmiöihin. Miten se tapahtuu?

Kun teet suunnitelmia, niin pohdi sitä mikä on riittävä taso!

• Sillä mitä enemmän aikaa tai energiaa käytätte liian yksityiskohtaiseen suunnitteluun, sitä voimakkaammin todennäköisesti arkitodellisuus tulee eroamaan tekemästäsi suunnitelmasta.
• Mitä enemmän luotte tarkan tavoitteen, tiukan rakenteen ja aikataulun, jossa jätätte huomioimatta jatkuvassa muutoksessa olevat osasysteemit, eli yllättävät tekijät, sitä todennäköisemmin onnistutte riitautumaan keskenänne ja alatte valittamaan vastuuttomuudesta.
• Mitä enemmän uskotte tietävänne valintojen ja päätösten syy-seuraussuhteita, sitä enemmän eteenne tulee yllättäviä haasteita ja ongelmia, joita kukaan ei siis voi välttää.

Systeemisyys on siis sitä, että pienikin asia ja teko tai tekemättä jättäminen vaikuttaa ihan kaikkeen. Jopa asenne ja olettamukset vaikuttavat. Ne vaikuttavat erityisesti ihmisen kykyyn nähdä ja tulkita asioita.

Sitä mikä mihinkin vaikuttaa ja miten on mahdotonta tietää tarkalleen. Sitä voi vain yrittää ymmärtää ja toimia aikuisesti ennakoiden ja asiallisesti reagoimalla.
Koska meitä kaikkia siis ohjaa omat olettamuksemme ja asenteemme, niin emme voi koskaan oikeasti tietää mitä toinen olettaa asiasta. Voimme pyrkiä luomaan yhteistä ymmärrystä. Ja miten se tehdään?

Ainoa tapa saada tämä selville, on puhua yksinkertaisitakin asioista yhdessä. Koska olettamukset ohjaavat toimintaamme, on tärkeää varmistaa keskustelemalla, että kaikilla on samankaltainen käsitys käsiteltävästä teemasta ja sen pohjalta sovituista käytännön toimista.

Kun ymmärrät ajattelun rakentumista – Ymmärrät systeemisyyttä!

Systeemisyyttä voit ymmärtää elämän luonnollisten ilmiöiden kautta esimerkiksi lautapelinä, maanviljelyn tai tietoverkon näkökulmasta.

1. Voit ajatella maailmaa tai yhteisöä pelinä, joka muuttuu koko ajan. Esimerkiksi muuttuva labyrintti -pelissä jokainen siirto tai vuoro muuttaa koko laudan rakennetta. Et siis voi suunnitella pelistrategiaasi kovin pitkälle, koska et tiedä miten muut pelaavat.
2. Voit ajatella maanviljelijän tavoin: kylvämällä, ravitsemalla ja kitkemällä edesautat hedelmällisen vuorovaikutuksen syntyä, mutta et voi taata tiettyä satoa. Satoon vaikuttavat sinun lisäksesi hyvin voimakkaasti myös sää ja luonnonilmiöt.
3. Voit ajatella tietoverkkoinsinöörin tavoin: voit rakentaa kytkentöjä, joiden avulla yhdistetään ja mahdollistetaan erilaisten toimijoiden välinen yhteistyö. Se miten kukakin hyödyntää näitä ja mikä kenenkin lopputuotos on, eivät ole sinun tuotostassi, vaan verkon käyttäjien.

Peleissä siis jokainen siirto ja vuoro vaikuttaa koko peliin. Kesäpeleistä tutussa Mölkyssä peli muuttuu joka heitolla, kun jokaisen osallistujan heittovuoro muuttaa kaadettavien palikoiden paikkaa.  Samoin käy arjessamme. Jokainen siirtomme – omat ja muiden – sanomiset, tekemiset, olemiset, poissaolot saavat aikaan sekä positiivisia että kielteisiä vaikutuksia.

Systeemisen ajattelun taitaja osaa kiinnostua ilmiöistä ja valita taistelunsa.

• Mihin kannattaa tarttua, ja mihin ei.
• Milloin kannattaa ottaa asia käsittelyyn, milloin antaa asioiden mennä, että ihmisillä syntyisi omakohtaista kokemusta toimintojen rakentumisesta.

Taitava vaikuttaja on kuin sähkösuunnittelija tai -asentaja. Hän löytää ne kytkennät, joilla energia virtaa, valot palavat ja koneet käytävät. Hän myös osaa luoda välineitä ja tapoja katkaista virrat, kun se on tarpeellista.

Ihmisten kesken nämä kytkennät syntyvät vuorovaikutuksessa esimerkiksi näkemällä työnsä kytkeytyminen asiakaskokemukseen. Jos organisaatiossa on yhteinen tapa toimia ja se on myös yhdessä sovittu, niin silloin todennäköisesti henkilökunta on tyytyväisiä, koska asiat rullaavat ja asiakkaat saavat hyvää palvelua riippumatta henkilöstä. Henkilökunta kommunikoi pyytämällä ja tarjoamalla apua. Mitä enemmän on vuorovaikutuspaikkoja ja kontaktia, sitä paremmin asiakkaiden tarpeet ja ongelmat tulevat hoidetuksi. Ongelmat ovat yhteisiä ei jonkun yksilön.

Mitä vähemmän näitä kytkentöjä on ja mitä vähemmän niistä puhutaan, sitä helpommin energiat ovat hukassa ja toiminta suuntautuu yksilöiden omien olettamusten varaan. Asiakkaat saavat erilaista palvelua, koska ovat sattuneet ohjautumaan eri asiakaspalvelijoille. Tunteet alkavat vaikuttaa päätöksiin. Hyvällä tuulella ollaan joustavampia ja annetaan enemmän, kun taas huonolla päällä nipotetaan joka asiasta. Ongelmista aletaan syyttämään jotakin, johtoa tai ”typeriä” asiakkaita.

Ihminen, pysähdy ajattelemaan!

Pysähdy ja yritä saada muutkin ajattelemaan ja kommunikoimaan. Aloita tiimisysteemiisi vaikuttaminen olemalla rohkea ja kyseenalaistamalla olemassa olevaa toimintakulttuuria. Haasta niin omaa kuin toistenkin ajattelua.
Esimerkiksi kysymällä seuraavia kysymyksiä, kun olet saanut ihmiset hetkeksi rauhoittumaan ajattelunsa äärelle:

• Mitä meillä tässä tiimissä tapahtuu? Mitä minussa tapahtuu, kun olen tässä tiimissä?
• Miten minun ja toisen oletukset eroavat tässä asiasta?
• Mitä me työllämme oikeastaan tavoittelemme?
• Mitä tiimimme tavoite itse kullekin merkitsee?

Systeemejä on mahdotonta hallita, mutta niihin on helppoa vaikuttaa!