Tuplaa johtoryhmän teho neljällä vivulla

Mikä on johtoryhmän tehtävä?

Johtoryhmän tehtävänä on jäsentää toimintaympäristöä ja toimintalinjauksia sekä aikaansaada niiden mukaista toimintaa. Johtoryhmien tehostaminen kohti tähtijoukkuetta ei edellytä ihmeiden tekemistä. Tuloksellisuuden lisäämisessä neljä tehostusvipua auttavat.

1. Käsittele merkittävimmät asiat ensin
   Aivotutkijoiden mukaan meillä on rajattu määrä vireyttä käsitellä pohdintaa vaativia asioita. Tätä vireyttämme kuluttaa eniten valintojen ja päätösten tekeminen. Kyseessä on siis fyysisen ja henkisen energian yhdistelmä. Mikäli käsittelemme kokouksissa ensin pikkuasioita tai ilmoitusasioita, kulutamme päätöksentekoon käytettävän energian pieninä palasina loppuun. Tällöin meillä ei ole enää henkistä energiaa käsitellä merkittäviä kysymyksiä. Monet johtoryhmät ovatkin petranneet toimintaansa pelkästään siirtämällä strategisesti tärkeimmät asiat esityslistan alkuun eli tärkein ja monimutkaisin listan ensimmäiseksi. Tällöin osallistujilla on vireyttää pohtia asioita kunnolla.
2. Kehystä asioiden käsittely
   Johtoryhmien päätöksentekoa tutkineet Russo ja Shoemaker osoittivat, että päätöksenteossa sorrutaan usein erilaisiin sudenkuoppiin. Niistä ensimmäinen ja kokemukseni mukaan yleisin on hyppääminen suoraan käsittelemään asioita pohtimatta käsittelytapaa. Pelkästään käsiteltävän asian kehystäminen yksinkertaisilla asioilla parantaa päätösten laadukkuutta. Näitä kehystettäviä asioita ovat sen miettiminen,
   • mitä tähän asiaan kuuluu ja mitä ei,
   • mihin muihin asioihin ja ihmisiin tämä asia liittyy ja
   • mitä tietoa siitä on ja mitä ei ole.

Olemme monessa johtoryhmässä rakentaneet näitä kehystämisen kaavioita ja muutamankin kehystyskohdan pohtiminen parantaa selvästi pohdinnan laatua.

3. Aktivoi yksilöiden ajattelu
   Meillä on ihmisinä taipumus välttää pohtivaa ajattelua, koska se kuluttaa energiaa ja on myös epämukavaa. Pienikin tietoinen ajattelumme aktivointi puolestaan parantaa pohdintamme laatua nopeasti. Saamme potentiaalistamme helposti enemmän irti päätöksenteon tutkijoiden mukaan, mikäli ennen asioiden käsittelyä pohdimme yksilöinä ensin kaksi minuuttia sitä, mikä käsiteltävässä asiassa on olennaista, mitä arvoja ja seurauksia siihen liittyy ja mistä eri näkökulmista sitä olisi hyvä tarkastella. Pelkästään tämä pieni itsenäinen pohdinta parantaa yhteisen keskustelun laatua. Tehokkuutta voi vielä lisätä sillä, että alkupohdinnan jälkeen käydään parin minuutin parikeskustelu, jolloin asiat hahmottuvat paremmin. Samalla jokaisen näkemykset vaikuttavat ja henkilöristiriitojen vaikutukset vähentyvät. Hyvä tapa aktivoida vielä voimakkaammin pohdintaa on laittaa ihmiset tietoisesti miettimään vaikka pareittain käsiteltäviä asioita eri näkökulmista. Pelkästään tuloskortin neljä näkökulmaa avaavat pohdintaa. Puhumattakaan siitä, jos jäsenet laitetaan miettimään, miltä käsiteltävä asia vaikuttaa eri aikajänteillä, eri seurausten tai riskien suhteen.
4. Asemoi johtoryhmä hermokeskukseksi
   Tiimiorganisaatioiden guru, Katzenbach, on uusimmassa ajattelussaan huomannut organisaatioiden olevan ennen muuta verkostoja. Hän on Rob Crossin kanssa kehittänyt mielenkiintoisen uuden asemoinnin johtoryhmille. Heidän mukaansa johtoryhmien kannattaa nähdä itsensä ennen muuta organisaatioiden hermoverkostojen solmuna. Tällöin ryhmä identifioi itsensä uudella tavalla ja pystyy käsittelemään niin vahvoja kuin heikkojakin signaaleja entistä tehokkaammin. Monet johtoryhmien jäsenet kokevat olevansa vain yksikköjensä tai vastuualueittensa edustajia johtoryhmässä. Tällöin ei synny mitään aitoa yhteistä pohdintaa ja toimintaa eikä yksilöiden valtavaa yhteisajattelun ja toiminnan potentiaalia hyödynnetä. Katznbachin ja Crossin tutkimus ja näkemykset osoittavat, että siirtyminen tähän hermokeskusajatteluun aktivoi aivan uudella voimalla joko johtoryhmän yhdensuuntaisen johtamispotentiaalin. Olemme kehittäneet myös tähän hermokeskus ajatteluun käytettäviä työkaluja niin organisaatioverkostojen kuin systeemisen vaikuttamisen ja päätöksenteon kohdalla. Hyvänä esimerkkinä Systemic Leadership Pulse-työkalumme, joka tekee näkyväksi johtoryhmän vaikutuksen organisaatiossa ja tukee johtoryhmän sisäistä palautekulttuuria. Omat kokemuksemme vahvistavat näiden kahden tutkijan näkemyksiä.
5. Bonusvipu: nelistäminen
   Ihmisen työmuistin koko on uusimman aivotutkimuksen mukaan kolmesta neljään asiaan kerralla. Tästä syystä kaikkien asioiden käsittelyssä kannattaa keskittyä nelistämiseen eli jakaa asiat aina neljään pääkohtaan, kuten tässäkin kirjoituksessa tehtiin. Tällöin ymmärrämme asian nopeammin ja pystymme liikkumaan paremmin kokonaisuuden ja yksityiskohtien välillä.

Muista johtoryhmätyöskentelyn parantamisessa nelistäminen:

1. Käsittele merkittävimmät asiat ensin
2. Kehystä asioiden käsittely
3. Aktivoi yksilöiden ajattelu
4. Asemoi johtoryhmä hermokeskukseksi