Kehity palautteen vastaanottamisessa

Varsin usein puhutaan kyvystä antaa palautetta, mutta harvemmin puhutaan palautteen vastaanottamisen taidosta. Myös vastaanottaminen on taito, jota voi harjoitella.

Palautetilanne saattaa saada aikaan monenlaisia tunteita. Ensimmäisenä ajattelin pistää sinut pohtimaan sitä, mikä toisen tavassa antaa palautetta saa sinut reagoimaan eri tavoin. Alla olevassa kuvassa on kuusi erilaista reagointitapaa. Vasemmanpuolimmaiset reagointitavat ovat yleensä sellaisia, jossa palaute ei ohjaa pohtimaan tilannetta vaan ihminen asettuu enemmän tai vähemmän puolustusmoodiin.

• Vetäytyjä ei halua tai ei pysty kuuntelemaan eikä keskittymään palautteeseen. Asia tai tilanne voi olla liian arka.
• Selittäjällä on tukku asioita mitä hän haluaa toiselle kertoa siitä miksi asia ei onnistunut tai mistä muista ulkopuolisista tekijöistä asia tai tilanne johtui. Palautteen antajalle tämä yleensä kuulostaa siltä, että palautteen saajan mielestä muissa on vika ei itsessä. Palautteen saaja puolestaan saattaa kokea, että nyt palautteen antaja ei tiedä kaikkea sitä, mitä taustalla on.
• Hyökkääjä kiistää asian tai sanoo suoraan, ettei palaute pidä paikkaansa. Yleensä tämä reaktio syntyy, kun palautteen saaja kokee tulleensa väärinkohdelluksi tai että häntä ei arvosteta. Taustalla usein palautteen antajan tapa ilmaista asia.

Oikealla puolella puolestaan on kuvattu kolme reagointitapaa, jotka antavat mahdollisuuden kehittymiselle.

• Pysähtyjä tarvitsee aikaa esimerkiksi ajatustensa tai tunteidensa hallintaan, ennen kuin pystyy vastaanottamaan palautetta. Käyttäytymisen tasolla ero vetäytyjän ja pysähtyjän välillä on pieni. Iso ero tulee kuitenkin asenteesta: vetäytyjä ei halua kuunnella, kun puolestaan pysähtyjä haluaa kuulla saamansa viestin. Hän ottaa siitä vastuun.
• Kiinnostuja haluaa ymmärtää toisen kokemusta tai näkemystä. Hän kysyy tarkentavia kysymyksiä saamaansa palautteeseen liittyen. Hänen ensisijainen tavoitteensa on ymmärtää, mihin havaintoon palautteen antaja viestinsä perustaa.
• Kehittyjä on varsin avoin kaikelle palautteelle. Hän ymmärtää, että toiset haluavat tarjota hänelle peiliä ja toisen kokemus on totta, vaikka se olisi täysin ristiriidassa oman kokemuksen kanssa. Kehittyjä myös osoittaa sanoillaan kiitollisuutta ja oppimishalua toiselle.

Nyt kun olet tutustunut näihin kuuteen erilaiseen reagointitapaan, millaiseksi palautteen vastaanottajaksi tunnistat itsesi? Oletko useimmiten vasemmalla vai oikealla puolella? Silloin kun olet vasemmalla niin mitä tunnistat niistä tilanteista? Voisitko kuvitella niissä tilanteissa antavasi seuraavalla kerralla palautetta siitä miten toinen antaa sinulle palautetta?

Neljä oppia palautteen vastaanottamisessa kehittymiseen

Ainoa keino kehittyä palautteen vastaanottajana on lähteä opettelemaan pieniä asioita.

Oppi 1: Ensimmäisenä oppina pidän sitä, että oli palaute millainen tahansa, saan sanottua suustani KIITOS. Tämä antaa minulle itselleni aikaa saada kiinni siitä, mitä minussa tapahtuu ja keksiä kysymys. Se, miksi haluan kysyä kysymyksen, liittyy henkilökohtaiseen tarpeeseeni ymmärtää toista, mutta yhtä lailla myös siihen, että saan itseni hallintaan. Tunnekoukku vie liiaksi huomioni omaan ajatteluun ja tunteisiin, jolloin en aidosti kuuntele toisen palautetta. Tällöin on vaarana, että joku todella hyödyllinen palaute jää minulta huomioimatta.

Oppi 2: Toinen oppini liittyy siihen, että pysähdyn miettimään, mitä aion kyseisellä palautteella tehdä. Haluan tarjota toiselle kiitoksen siitä, että hän otti asian puheeksi. En kuitenkaan automaattisesti ole valmis muuttamaan toimintaani, vaan se vaatii minulta pohdintaa: Miten isosta muutoksesta olisi kyse, mitä hyötyä siitä on minulle ja toisille ja mitä se vaatii käytännön toimina, jotta kehityn tai muutun. Varsinkin asiat, jotka eivät ole itselle luontaisia, vaativat muuttuakseen paljon energiaa. Tällöin toisesta on iso hyöty. Siksi pyydän välillä, että palautteen antaja antaa jatkossakin vastaavista tilanteista palautetta – myös silloin kun olen onnistunut toimimaan toisin, ei pelkästään kun ”taas mokaan”.

Oppi 3: Kolmas oppini ohjaa ajattelua siihen, miten minä pyydän palautetta. Kun osaan pyytää palautetta kohdennetusti, niin yleensä sitä myös saan. Tällöin olen valmis kuulemaan palautetta ja toinen voi valmistautua antamaan sitä minulle toivomallani tavalla. Esimerkkinä kun valmennamme kollegan kanssa kaksin, sovimme etukäteen, missä haluaisin kehittyä ja mistä toivoisin häneltä palautetta. Viimeisimpänä muistan pyytäneeni palautetta siitä, miten selkeästi annan osallistujille ohjeita.  Välillä tajuan rönsyäväni niin, että jään ihmettelemään mitenköhän porukka pysyi mukana;)

Oppi 4: Neljäs ja viimeinen oppini liittyy siihen, että alamme tiimissä puhumaan siitä, miten haluamme saada palautetta. Kun osaan kertoa, että näin annettu palaute saa minussa tällaisen ja toisin annettu toisenlaisen reaktion aikaan, oppivat kollegat minun mekanismeistani ja osaavat antaa paremmin palautetta. Vastavuoroisesti minä opin heistä samaa ja luottamuksemme taso kohoaa jälleen.

Nautinnollista itsetutkiskelumatkaa ja palautteen vastaanottamisen taitojen kehittämistä.