Miten esihenkilö voi ehkäistä mokia?
Blogit
Marjo-Riitta Ristikangas |
24.09.2025
blogi
Esihenkilönä et voi estää kaikkia virheitä – mutta voit vaikuttaa siihen, millaisia virheitä tiimissä tapahtuu. Luovat kokeilut ja rohkeat riskit kuuluvat kehitykseen, mutta prosessimokat (preventable failure) ovat toista maata. Ne kertovat siitä, että ohjeet, toimintatavat tai vastuut eivät ole kunnossa. Siksi prosessimokien ehkäisy ei ole vain tekninen kysymys, vaan osa johtamista: miten luot tiimille selkeät rakenteet, työkalut ja turvallisen ilmapiirin, jossa perusasiat hoituvat ilman turhia kompastuksia. Muista mokista kirjoitin edellisessä blogissani täällä.
Mikä on prosessimoka?
Prosessimoka ei ole luova tai oppimista synnyttävä moka – vaan se on estettävissä oleva virhe.
Prosessimokat eivät ole yksilön epäonnistumisia – ne ovat tiimin yhteinen mahdollisuus kehittää arjen tekemistä. Kollegan rooli on paitsi tukea, myös yhdessä rakentaa systemaattisempaa kulttuuria.
Prosessimoka tapahtuu, kun:
- rikotaan sovittua prosessia tai ohjetta
- ohjeita ei noudateta oikein (tahattomasti tai tahallaan)
- tehdään huolimattomuusvirhe
- unohdetaan jokin tärkeä työvaihe
- viestintä jää tekemättä arjen rutiinissa, niin että kollegat eivät tiedä mitä pitäisi tietää
Työssä prosessimokat ovat usein arkisia, toistuvia virheitä, jotka johtuvat puutteellisista käytännöistä, kiireestä tai viestintäkatkoksista. Ne harvoin ovat dramaattisia, mutta syövät tehokkuutta, luottamusta ja laatua hiljalleen, ja siten murentavat myös psykologista turvallisuutta.
| |
Tietoa ei jaeta eteenpäin | Ei yhteisiä viestintäkanavia, oletetaan että ”kyllä se tietää” |
Ongelmia ei raportoida ajoissa tai ollenkaan | Pelko virheiden esiin tuomisesta, puuttuva “kanava” ongelmille |
Työ tehdään kahteen kertaan (päällekkäisyys) | Prosessit eivät ole selkeitä, ei ole koordinoivaa roolia |
Asiakirjat tallennetaan väärään paikkaan tai häviävät | Puuttuvat tallennusohjeet tai sekavat kansiorakenteet |
Sovituista tehtävistä ei pidetä kiinni (”unohtuu” hoidella) | Epäselvä vastuunjako, puuttuva seurantakäytäntö |
Unohtunut sähköposti tai vastaamatta jättäminen | Sähköpostitulva, huono priorisointi, ei muistutuskäytäntöä |
Unohdettu kokous tai valmistautumattomuus | Kalenterihallinnan puutteet, ei muistutuksia, aikataulu liian täynnä |
Dokumenttien vanhentuneet versiot käytössä | Ei selkeää versionhallintaa, jaettuja työkaluja ei osata käyttää |
Mikä on prosessimoka?
- Ne eivät johdu siitä, että yritetään jotain uutta tai otetaan tietoinen riski (toisin kuin innovatiiviset mokat).
- Ne ovat ennustettavia ja vältettävissä, jos toimintatavat, vastuut ja työkalut ovat kunnossa.
- Usein liittyvät rutiineihin ja rajoihin – ei rohkeuteen tai ideointiin.
Miten esihenkilö voi ehkäistä prosessimokia?
- Säännöllinen retrospektiivi, päivä- tai viikkopalaveri: Käydään läpi mikä toimi, mikä ei – ilman syyllistämistä. Vastuuta tiimi vähitellen pitämään itse näitä palavereista ja retrospektiivejä, mutta aloita niiden käytäntö näyttämällä mallia toimivasta käsittelytavasta.
- Psykologinen turvallisuus tuoda esiin pieniäkin häiriöitä: Mokista voi kertoa ajoissa ilman pelkoa. Opitaan mokista, ei peitellä niitä. Jokainen sitoutuu fokusoimaan työasioiden prosessien vahvistamiseen. Käy jokaisen työntekijän kanssa myös henkilökohtaisia valmennuskeskusteluja, joissa voit vahvistaa jokaisen yksilöllistä turvallisuuden tunnetta ja motivaatiota nostaa asioita käsittelyyn.
- Yhteinen dokumentointi ja versionhallinta: Google Drive, SharePoint tai vastaava käytössä loogisesti.
- Automatisoidut muistutukset ja työkalut: Kalenterit, projektinhallinta (esim. Asana, Trello, Teams Planner).
- Selkeät ohjeet ja vastuunjaot: Jokainen tietää kuka tekee mitä ja milloin.
Lähde: Amy C. Edmondson: “Strategies for Learning from Failure” (Harvard Business Review, 2011)
