Miten palaveerata kun osa porukkaa on paikalla ja osa etänä? – 5 vinkkiä hybriditapaamisiin!

Monessa tiimissä tuskaillaan toimivien palaverikäytäntöjen aikaansaamiseksi. Miten saada tapaamisista mielekkäitä, tehokkaita ja vuorovaikutuksellisia, kun osa on paikalla ja osa Teamsissa? Tätä kysymystä kuulen nyt koko ajan tiimien vetäjien ja fasilitaattorien pohtivan.

On huomattavasti helpompaa suunnitella palaveria, kun kaikki ovat samassa tilassa tai vastaavasti kaikki etänä. Sen sijaan näissä niin sanotuissa hybridipalavereissa osallistujien mielenkiinnon ja motivaation ylläpitäminen on varsin haastavaa. Tilaisuutta suunniteltaessa kaikkien osapuolten tarpeet pitäisi onnistua ottamaan huomioon. Myös on hyvä tiedostaa, että virtuaalisuus hiljentää luonnostaan ihmisiä.

Me BoMentiksella olemme jo pidemmän aikaa järjestäneet hybridimallisia työskentelysessioita. Näistä saaduista kokemuksista olemme koostaneet viiden kohdan vinkkilistan, joilla ratkoa hybridipalaverien tyypillisimpiä haasteita.

1. Laitteisto kuntoon. Onnistuneet hybriditapaamiset edellyttävät toimivien yhteyksien lisäksi kunnollista äänentoistoa ja videoyhteyttä, poikkeuksetta.
   • Äänentoisto. Jotta äänentoisto on riittävän hyvä, kannattaa livetilassa satsata kunnolliseen konfrenssikauttimeen. Etäyhteyden päässä osallistuville puolestaan suositellaan kuulokkeiden käyttöä äänenlaadun parantamiseksi.
   • Videoyhteys. Suurin ongelma hybridikokouksissa on etäosallistujien jääminen sivuun keskusteluista. Riski tähän kasvaa samassa suhteessa liveosallistujien määrän kasvun myötä. Huolehdi, että etäosallistujat ovat kuvayhteydessä kokoushuoneeseen. Jos ei ole mahdollista hyödyntää useampaa kameraa, niin vähin mitä kannattaa tehdä on se, että käännät kamera kohti live puhujaa, jotta etäosallistujat voivat seurata kuka on äänessä. Samoin, jos voi heijastaa etäosallistujat näytölle niin se tuo heidät lähemmäs liveosallistujia.
2. Agenda kaikille jakoon. Huolehdi, että jokainen osallistuja voi tutustua agendaan. Toimiva tapa on myös työstää agendaa esim. teamissa, jolloin kaikki näkevät suoraan muistiinpanot.
3. Palaverikäytäntöjen sopiminen. Tyypillisin riski hybridimallissa on etäosallistujien jääminen liian vähälle huomiolle liveosallistujien viedessä vetäjän huomion.
   • Kiinnitä erityishuomiota etäosallistujiin ja siihen, miten he voivat pyytää puheenvuoroa ja mitä sinä vetäjänä odotat heiltä. Kerro etukäteen, että tulet pyytämään nimellä heiltä kommentteja. Jakaessasi puheenvuoroja, kannattaa puheenvuoro antaa ensin etänä olevalle ja vasta sen jälkeen liveosallistujalle. Virtuaalisuus hiljentää meitä kaikkia, eli hiljaiset ovat etänä vieläkin hiljaisempia.
4. Hyödynnä erilaisia tapoja työskennellä.
   • Porinaryhmät. Hybridissä onnistuu hyvin pienryhmä ja parikeskustelut. Etäosallistujat jaetaan kulloisenkin välineen sallimalla tavalla pareihin tai ryhmiin, samoin liveosallistujat. Mikäli etäosallistujat puhuvat yhtenä ryhmänä, sulje livetilasta sekä kaiutin että mikrofoni, jotta he saavat rauhan keskusteluun.
   • Pyydä ryhmäläisiä ensin kirjoittamaan omat ajatuksensa. Jos sinulla on käytössä jokin yhteinen alusta: jaettu dokumentti tai työkalu (esim. flinga), pyydä heitä kirjaamaan ajatuksensa sinne. Näin kirjoitukset tulevat yleensä anonyyminä ja näitä syntyneitä ajatuksia voi kuka tahansa kommentoida, tykätä ja jatkojalostaa. Näin kaikki, myös hiljaisemmat ja ujommat osallistujat, voivat osallistua tasapuolisesti. Jos jaettua tilaa ei ole käytössä, niin etäosallistujien ajatuksia voi myös jakaa chatin kautta.
   • Akvaariokeskustelut. Akvaariokeskustelulla tarkoitetaan sitä, että osa ryhmästä keskustelee valitusta aiheesta ja muut kuuntelevat. Akvaario on toimiva tapa yhdistää etä- ja liveosallistujat. Ota akvaariokeskusteluun mukaan sekä etänä että livenä olevia henkilöitä. Mikäli etäosallistuja jää keskustelussa syrjään, osoita hänelle suora kysymys ja/tai puheenvuoro.
   • Eritahtista työskentelyä. Eritahtisella työskentelyllä tarkoitetaan sitä, että meillä on jokin yhteinen tehtävä ja paikka missä sitä tehdään kukin omaan tahtiinsa yksilöinä (esim. jaettu dokumentti, jota työstetään). Hybridimallissa voi hyödyntää eritahtista työskentelyä ennen yhteistä tapaamista tai tapaamisten välissä. Tämä mahdollistaa tasapuolisen osallistumisen työskentelyyn.
   • Kevennä. Aina ei tarvitse olla niin vakavaa. Miksi etänä tai hybridinä kokoustaminen pitäisi olla koko ajan asiakeskeistä? Voit tuoda osallistujia lähemmäs toisiaan esimerkiksi fiiliskuvien, äänestysten tai vaikkapa taukojumpan avulla. Yleensä nämä vapaamuotoisemmat mikrohetket madaltavat kynnystä osallistua myös asiapitoisempiin keskusteluihin.
5. Muista tauotus. Etäyhteyden päässä olevat tarvitsevat tavallisesti useampia taukoja kuin mitä liveosallistujat: 50 min työskentelyä ja 10 min taukoa on toimiva ohjenuora. Mikäli livetilaisuudessa on esim. kahvitarjoilu tms. huomioi, että etäyhteydellä mukana olijat saavat myös mahdollisuuden tämän toteutukseen (jos ruoka/kahvi pitää itse laittaa, vie tauko enemmän aikaa etäosallistujalta kuin valmiiseen pöytään asettuminen liveosallistujalta).

Vinkkilistan lisäksi iso merkitys on palaverin/tilaisuuden vetäjän osallistamisen taidoilla. Riittävä taitotaso virtuaaliseen fasilitointiin antaa hyvät eväät myös hybridimallisten kokousten toteutukseen. Mikäli olet kiinnostunut kasvattamaan virtuaalisen osallistamisen taitojasi, niin ota yhteyttä – jutellaan!