Miten saada porukka puhumaan?

Ensimmäisessä esihenkilöroolissani olin todella innoissani siitä, että pääsin ottamaan ihmisiä mukaan, kysymään heidän näkökantojaan ja näkemyksiään ja hyödyntämään heidän osaamistaan.

Kävin useita kahdenkeskisiä keskusteluja tiimiläisteni kanssa. Näissä keskusteluissa nousi esiin useampi kaikkien työtä koskettava kompastuskivi, puuttuvat yhteiset toimintatavat sekä tietynlainen asiakaspalaute. Tiimiläiset vakuuttivat, että käsiteltävät asiat olivat tärkeitä heidän työnsä kannalta ja että näistä olisi hyvä keskustella koko tiimin kesken yhdessä.

Olin tohkeissani! NO NYT! Pääsemme kehittämään tiimiä heille merkityksellisissä asioissa. Valmistelin huolella tiimipalaveriin agendan näiden aihioiden ympärille ja odotin innokasta keskustelua, olivathan aiheet kaikille tärkeitä.

Piinaava palaveri: täysi hiljaisuus

Avasin palaverin ja esittelin ensimmäisen aiheen ja kysyin: Mitä mieltä olette? Hiljaisuus oli murskaava. Kaikki tuijottivat minua hiljaa. Kukaan ei sanonut mitään. Epätoivoissani aloin kyselemään nimeltä tiimiläisiltäni: No, Maija, mitä mieltä sinä olet? Maija vastasi jotain ympäripyöreää hyvin lyhyesti. Näin kompastellen ja takellellen etenimme kohta kohdalta eteenpäin ja pääsimme tuskastuttavan palaverin loppuun. Lopetimme etuajassa.

Olin kuin puulla päähän lyöty: Mitä oli juuri tapahtunut? En ymmärtänyt lainkaan, näidenhän piti olla kaikille tärkeitä asioita! Ja mitä Maijalle tapahtui? Hänellähän oli runsaasti ideoita ja näkemyksiä, kun puhuimme kahden kesken. Tästä kokemuksesta lannistuneena jatkoin tiimipalavereissa enemmän tai vähemmän esityslinjalla, ja jätin yhteiskehittelyn pois.

3 vinkkiä, jolla saat ihmiset osallistumaan keskusteluun

Ihmisten kanssa toimiessa on muutamia lainalaisuuksia, jotka aina pitävät paikkansa ja sen lisäksi on hurja kirjo ihmisyyteen liittyvää yllätyksellisyyttä ja asioita, joita ei voi suunnitella. Tässä kolme lainalaisuutta, jotka selättämällä autat ihmisiä osallistumaan ja jakamaan ajatuksiaan. Kunpa olisin tiennyt nämä asiat esihenkilönä, eikä vasta myöhemmin!

Minun kolme virhettäni ja parempi tapa toimia

• Ennakointi. En kertonut tiimiläisilleni palaverin agendaa etukäteen. Jotta ihminen voi kertoa omia ajatuksiaan, ideoitaan, hän tarvitsee aikaa ajatella asioita etukäteen ja ajattelu vaatii aikaa, nopeimmillekin ihmisille. Sen vuoksi valmista ihmisiä jakamaan ajatuksiaan jo etukäteen.
  • Miten toimia paremmin: Kerro käsiteltävät asiat etukäteen ja kerro, mistä asioista tullaan keskustelemaan.

• Epäselvät odotukset. En kertonut, että odotan jokaisen keskustelevan, kommentoivan ja ideoivan. Kun ihmiset tietävät, mitä heiltä odotetaan, he pystyvät valmistautumaan siihen etukäteen.
  • Miten toimia paremmin: Kerro etukäteen, mitä odotat. Kerro, että odotat jokaisen miettivän asioita etukäteen ja kertomaan näkemyksensä. Kerro myös, miksi odotat jokaisen osallistuvan: jokaisen näkemyksellä on väliä
• Turvallisuuden luonti. Pyysin ihmisiä kommentoimaan yksin ryhmän edessä. Kun ihminen kokee olonsa turvalliseksi, hän jakaa ajatuksiaan ja toimii paremmin. Pienemmässä porukassa tunnemme olomme turvallisemmaksi kuin suuressa.
  • Miten toimia paremmin: Hyödynnä pari/pienryhmä porinoita. Pyydä keskustelemaan asiasta kuin asiasta vierustoverin kanssa ja vasta tämän jälkeen pyydä kommentteja pareilta/kolmikoilta. Pienemmässä porukassa on helpompi tuoda mielipiteensä esiin ja kun mielipide kysytään parilta, se ei ole enää vain minun henkilökohtainen mielipiteeni.

Esihenkilönä olisin kaivannut tietoa siitä, että ihmisten mukaan ottaminen on taito, jonka kuka tahansa voi oppia ja se ei ole edes vaikeaa!

Haluatko sinä saada enemmän projektiryhmästäsi irti? Haluatko vahvistaa tiimisi yhteiskehittämisen kulttuuria? Tule maaliskuussa alkavaan virtuaalisen osallistamisen koulutukseen, joka toteutetaan kokonaan verkossa.