Näin herätät passiiviset palaverit henkiin
Blogit
25.10.2017
Piditkö taas palaverin, jossa osa ei sanonut mitään? Vaikuttiko siltä, että joitain kiinnosti enemmän läppärin räplääminen kuin käsiteltävä aihe?
On hirveän tyypillistä, että ihmiset ovat olevinaan palavereissa. Ihmiset ovat fyysisesti paikalla, mutta ajatukset vilisevät jossain muualla. Tämä on tietysti turhauttavaa palaverin pitäjän kannalta, vai mitä?
Edellisessä työpaikassani meillä oli tapana kokoontua maanantai aamuisin kuulemaan esimiehen pitkää ja puuduttavaa monologia. Hänellä oli hyvä tarkoitus palaverien järjestämiseksi, mutta lopputulos oli passivoiva. Muistan istuneeni tylsistyneenä ja poissaolevana palaverissa. Usein olin vain fyysisesti läsnä ja oikeasti pohdin ihan muita asioita. Tällaisesta palaverista ei ole minulle jäänyt paljoa käteen.
Muistan yrittäneeni keskittyä asiaan, mutta joskus palaverit eivät vain innostaneet osallistamaan. Monesti palaverin pitäjä puhui liian pitkiä aikoja yksin. Monologinen palaveri on vaikea osallistujan kannalta. Ihmisinä kaipaamme tekemistä, jotta pystyisimme keskittymään pitkiä aikoja vain palaverin aiheisiin.
Kuinka tehdä palavereista innostavampia?
Mitä meidän palaverien pitäjinä pitäisi tehdä, jotta ohjaisimme kaikille helpomman ja tehokkaamman palaverin? Ensinnäkin pitkien monologien pitäminen pitäisi jättää pois. Jos sinulla on paljon yksityiskohtia kerrottavanasi, niin kaiken esittämisen sijasta voit antaa tiedot ennakkolukemiseksi ja palavereissa voitte keskittyä syventävään keskusteluun.
Älä siis ole enää monologia pitävä puhuva pää, vaan ole enemminkin ryhmää osallistava fasilitaattori! Fasilitointi sanan alkuperä on latinankielen sanassa ’facil’, joka tarkoittaa helppoa. Fasilitaattorina helpotat osallistujien kokemusta ja osallistumista palaveriin. Ihmiset kokevat palaverit mielekkäämmiksi saadessaan osallistua.
Osallistaminen voi olla helpottavaa myös ryhmän hiljaisten introverttien mielestä, koska fasilitaattorina kutsut heitä mukaan keskusteluun ja tarjoat heille selkeitä paikkoja ilmaista mielipiteitänsä. Voin omasta kokemuksesta sanoa, että introverteilla voi olla vaikeuksia ottaa puheenvuoroa silloin kun muu ryhmä on hyvin puhelias. Kysy heiltä arvostaen ja anna heille tarpeeksi aikaa ajatella.
Kysy avoimia kysymyksiä
Fasilitaattorina sinun tulee tarkkailla ryhmän aktiivisuutta ja energiaa. Jos ihmiset ovat poissaolevia, väsyneitä tai passiivisia, niin sinun tulisi tehdä jotain heidän aktivoimiseksi. Helpointa on kysyä kysymyksiä. Kannattaa kysyä avoimia kysymyksiä, joihin he eivät voi vastata vain ’kyllä’ tai ’ei’. Voit kysyä esimerkiksi: Mitä mieltä sinä olet tästä aiheesta? Miten tämän asian voisi toteuttaa toisella tavalla? Kysy arvostavasti ja osoita olevasi kiinnostunut muiden erilaisista mielipiteistä.
Tavoite selkeäksi
Toinen vinkki palaverien järkeistämiseksi on miettiä ennalta selkeä tavoite. Kun ihmiset tietävät palaverin tavoitteen ja tavoitteeseen liittyvät ydinkysymykset, niin he voivat valmistautua palaveriin paremmin. Tavoite myös lisää palaverin mielekkyyttä, koska ihmiset ovat luontaisesti tavoitteellisia. Kesken palaverin voit myös palauttaa ihmiset ajattelemaan tavoitetta: Mikäs meidän tavoite olikaan tämän asiaan suhteen?
Paneutumalla edellä mainittuihin asioihin voit jo paljon järkeistää palavereja, mutta jos haluat nopeuttaa oppimistasi, voit tulla mukaan meidän tulevaan Innostava fasilitaattori koulutukseen.