Näin onnistut etäjohtamisessa

Perustehtävä etäjohtajalla on sama kuin lähijohtajallakin: johtaa toimintaa. Sama johtamistapa ei enää toimi, sillä etänä johtajan on pystyttävä hyödyntämään verkkotyöskentelyvälineitä tehokkaasti ja huolehdittava yhteistyön onnistumisesta, motivoinnista, yhteishengen luomisesta ja ylipäänsä kommunikoinnista yhtä hyvin kuin se tapahtuisi kasvotusten. Yhtä ainoata oikeaa toimintatapaa ei ole, vaan jokaisessa organisaatiossa ja tiimissä täytyy löytää omaan työhön sopivimmat työtavat.

Tutkimusten mukaan etäjohtaminen ei sinällään ole haastavampaa kuin samassa paikassa työskentelevän tiimin johtaminen, mutta se on erilaista. Syy, miksi se usein koetaan haastavammaksi, on, että etänä yritetään johtaa samoin keinoin kuin livenä. Vilkman (2016) mukaan etäjohtajan tulisi pystyä omaksumaan tietynlainen ”virtuaalinen ajattelutapa”.

Riippumatta siitä, mitä sanaa käyttää – puhutaanko siis etäjohtamisesta, monipaikkajohtamisesta, paikkariippumattomasta johtamisesta tai virtuaalijohtamisesta – etänä tapahtuvan johtamisen haasteet liittyvät yleensä luottamukseen, vuorovaikutukseen, yhteisöllisyyteen ja työskentelytapoihin.

Onnistunut etäjohtaminen / monipaikkajohtaminen / paikkariippumaton johtaminen / virtuaalijohtaminen: 7 vinkkiä

1. Luottamus ja arvostus

Puhukaa tiiminä siitä mitä kukin tarvitsee, kaipaa, toivoo, arvostaa niin työkavereiltaan kuin sinulta esihenkilönä. Lisätkää avoimuutta: selkeyttämällä rooleja, puhumalla ääneen mitä kunkin työpöydällä on ja sopimalla yhteisiä pelisääntöjä ja tai toimintatapoja, jolla varmistatte yhteisen työn sujuvuuden.

Luottamuksen lisäksi kollegan arvostaminen on toinen etäjohtamisen peruspilareista. Jos ei arvosteta muita tai koeta arvostusta, ei yhteistyö yksinkertaisesti suju. Arvostus on arjen pieniä tekoja, kuten toisen huomioimista, avun tarjoamista, tervehtimistä, kuuntelemista, kehumista ja kiittämistä. Sinä esihenkilönä olet esimerkki ja se, joka kannustaa tiimiläisiä yhteistyöhön ja toisten huomioimiseen.

Sopikaa myös, milloin ja miksi tapaatte kasvokkain. Asiat yleensä hoituvat etänä vallan mainiosti. Se mihin monet kaipaavat livetapaamisia on sosiaalisten suhteiden vahvistaminen ja vapaamuotoisempi keskustelu.

Etäpalaverit ovat yleensä kontrolloidumpia ja säädellympiä kuin livepalaverit. Etäilyä kannattaa siis hyödyntää tilanteisiin, jotka muutenkin vaativat säntillisyyttä. Esimerkiksi, kun asialista on rajattu tai asia, josta kerätään tai jaetaan tietoa.

Vapaamuotoinen luova yhteistyö sen sijaan vaatii kommunikoinnilta enemmän, joten sellaiset palaverit voi olla järkevää pitää livenä. Läsnäolo on tärkeää: jotta toisen sanomisista voisi inspiroitua, pitää kuunnella, keskittyä ja pitää katsekontakti ja tämä helpommin onnistuu livenä.

2. Tavoitteet ja työn seuranta

Jotta voimme onnistua missä tahansa johtamisessa, tarvitsemme tavoitteita ja yhdessä sovittuja pelisääntöjä. Ja jotta näillä olisi merkitystä pitää näihin suunnattua työtä myös seurata.

Varmista, että kaikki ymmärtävät mitä te tiiminä tavoittelette. Käykää tiiminä säännöllisesti keskusteluja siitä, miten mikäkin työ/tehtävä/asia vie teitä kohti tavoitetta ja missä te olette suhteessa vuosi- tai kvarttaalitavoitteisiin. Tämä auttaa priorisoimaan työtä ja lisää yhteen hiileen puhaltamista.

Monet esihenkilöt luottavat one-to-one seurantapalavereihin. Näkisin mielelläni nämä käännettäväksi oppimispalavereiksi, jossa reflektoidaan sitä, miten työtä tekee, missä harmittaa ja miten omaa työtään voisi johtaa paremmin. Tiimin tulos- ja tavoiteseurannan siirtäisin kokonaan tiimipalavereihin, jotta yhteinen työ ja vastuu koko tiimin tavoitteista alkaisivat elämään tiimin arjessa. Poikkeuksena selkeä alisuoriutumiskeskustelu, jossa pitää ottaa jo järeämmät henkilökohtaiset keinot käyttöön.

Monelle ajatus säännöllisitä ja esimerkiksi viikoittain toistuvista palavereista tuntuu mahdottomalta jatkuvan kiireen vuoksi, mutta hyvin johdettujen palavereiden hyöty konkretisoituu tiimin arkeen ja johtajan omaan ajankäyttöön nopeammin kuin hän olisi uskonutkaan helpottaen tulipalojen sammuttamista. Etänä puhumattomuus korostuu, eli muista kaikkeen kommunikointiin pitää varata erikseen aikaa, kun kahvikonekeskusteluja ei luonnollisesti etänä tule.

3. Työhyvinvoinnin johtaminen

Kokonaisuudessaan työhyvinvointi koostuu työstä, työn sisällöstä, työn merkityksellisyydestä, hyvästä johtamisesta, kannustavasta työyhteisöstä, riittävästä osaamisesta, motivaatiosta ja hyvästä työkyvystä. Suurin haaste etäjohtamisessa liittyykin siihen kuinka tiimiläiset kokevat tulleensa kuulluksi, heidän työtään arvostetaan,sillä on merkitystä ja heillä on yhteisö johon he kuuluvat ja josta saavat tarvittaessa tukea.

Johtajana sinun tärkein tekemisesi on kysyä: Mitä kuuluu? Kuinka sinulla menee? Mistä haluaisit jutella? Mihin kaipaisit ajattelukaveria? Kuinka tauotat päivääsi/ varmistat ettet tee liikaa töitä? Entä ergonomia? Usein etätyössä ihmiset tekevät töitä ns. turbo vaihteella, eivätkä osaa tauottaa tekemistään. Etäjohtajana ei yleensä näe, milloin tiimiläinen kuormittaa itseään liikaa. Joten kysyminen on ainoa keino päästä tästä jyvälle. Jos mahdollista niin järjestä kävelypalavereja tämän aiheen tiimoilta.

4. Viestintä

Muista, että etänä pitää kysyä ja varmistella enemmän. Tarvitset kaikelle sanallista viestintää, kun eleet ja ilmeet eivät välity niin hyvin kuin livenä. Tulkintoja syntyy aina, mutta etäkontekstissa väärinymmärrys tapahtuu vielä helpommin kuin livenä.

Ensisijaista etäviestinnässä on opetella omien tunteiden ilmaisua niiden välineiden avulla, joita on käytössä. Tunteita voi esimerkiksi sanoittaa. ”Mulle tulee olo, että olet hiukan tyytymätön. Onko se oikea havainto?” Sinin kannattaa myös harjoitella esittämään avoimia kysymyksiä. Kysymyksiä, joihin pitää muodostaa lauseita. Esimerkiksi: ”Miten voit?”

Kirjoitettu viesti käsitetään varsin usein väärin, varsinkin jos asia kerrotaan lyhyesti. Tärkeää ja monimutkaista asiaa ei tulisi koskaan kertoa sähköpostilla, vaan jos livepalaveri ei onnistuu niin ehdottomasti videoyhteys ja kamerat päälle. Viestintä ei myöskään voi olla ainoastaan johtajan vastuulla. Kannusta, vaadi ja innosta jakamaan ajatuksia, tietoa ja omia toimintatapojaan tiimin kesken.

Pyyhtiä (2019) pitää psykologista turvallisuutta tärkeäksi avoimuuden, sitoutumisen ja motivaation lähteeksi, jonka keskeisenä rakentajana toimii esihenkilö. Psykologisesti turvallisessa tiimissä työntekijät uskaltavat ottaa puheeksi vaikeat asiat ja tehdä virheitä. Avoimuus parantaa tiimin yhteishenkeä, joka taas vahvistaa sitoutumista. Jos työyhteisö ei tunnu turvalliselle voi helposti käydä niin, että pelätään tehdä virheitä ja tämän seurauksena vetäydytään porukasta.

5. Tunteet ja niiden vaikutus

Etäjohtamisessa myös omat tunnetaidot korostuvat. Miten tunnistaa omat ja toisen tunteet? Miten olla sekä empaattinen että myös jämäkkä? Pysähdy eri tilanteissa ja mieti mitä tunteita sinussa herää ja miten ohjaavat toimintaasi.

Päätä kiinnostua. Esihenkilön täytyy osata ja haluta kysyä, sillä muuten toisen mielentilasta on miltei mahdotonta saada selvyyttä. Haapakosken ym. (2020) mukaan virtuaalista tiimiä johtavalla tulee olla tunneälyn lisäksi herkkyyttä ja analyyttisuutta oivaltaa myös vaikeasti havaittavia yhteistyön esteitä. Tällaisena esimerkkinä voi olla esimerkiksi työntekijän tyytymättömyys tehtyyn päätökseen.

Opettele tarkkailemaan tiimiläistesi äänensävyjä ja viestintätapoja, jolloin pystyt pienistäkin vihjeistä huomaamaan, jos jokin asia vaatii lisäkeskustelua. Pysähdy myös riittävän usein analysoimaan mitä sinussa itsessä tapahtuu, mitä tunteita herää. Tämä sen takia, että tunteen ajamana tehdyt päätökset tai kommunikointi saa usein aikaan ei toivottuja reaktioita ja väärinymmärryksen vaara kasvaa.

6. Itsensä johtaminen ja ajankäyttö

Onnistuaksesi johtamisessa on oma ajankäyttösi ja itsesi johtamisen taito kaiken a ja o. Jos muut ”tärkeät” tehtävät ajavat ihmisten johtamisen tehtävien edelle priorisoinneissasi, olet todennäköisesti pulassa. Hyvä esihenkilö priorisoi tiiminsä johtamistehtävän ykköseksi ja varaa ensin sille riittävän ajan.

Et voi johtaa kaikkia samalla tavalla. Ollakseen itseohjautuva, työntekijä tarvitsee selkeät tavoitteet ja reunaehdot. Henkilön tulee itse osata priorisoida, organisoida, tauottaa ja pyytää apua. Sinun vastuullesi jää kaiken tämän tukeminen. Toiset tarvitsevat enemmän tukea, kun taas toiset arvostavat vapautta ja vastuuta oman työn organisoinnissa. Tämä ei kuitenkaan poista sparrailutarvetta, sillä nämä voivat lähteä tavoitteen kannalta väärään suuntaan priorisoimaan tai uupua omien vaatimustensa alle. Jokainen tarvitsee apua ja tukea saadakseen itsestään parhaan irti.

Paljonko sinä käytät aikaa ihmisten johtamiseen? Mitä oikeasti johdat, asioita vai tiimiläistesi kyvykkyyttä ja ajattelua?

7. Konfliktitilanteet

Jokaisessa organisaatiossa esiintyy ajoittain konflikteja, riippumatta siitä työs- kennelläänkö fyysisesti samassa vai eri paikassa. Etäänä tapahtuvassa kommunikoinnissa väärinymmärrykset ovat selkeästi yleisempiä. Tästä syystä etäjohtajan onkin tarkkaan pohdittava ymmärtääkö vastaanottajat viestin samalla tavalla. Toisaalta, jos tavoitteet ja toimintatavat ovat epäselviä tiimin jäsenille, voidaan tahattomasti aiheuttaa hankaluuksia tiimin toimintaan. Tekniikan takkuillessa taas viestintä voi pätkiä ja saattaa työntekijöitä eriarvoiseen asemaan.

Kehitä tiimin jäsenten välisiä luottamuksellisia suhteita. Opetelkaa yhdessä tunnistamaan keskinäisen luottamuksen esteitä ja ratkaisemaan ongelmia etukäteen.

Panostakaa viestintään, sen yksiselitteisyyteen ja kanaviin, joita käytätte. Tähän liittyen myös jokaisen yksilön vastuun kasvattaminen: jos joku ärsyttää tai jää mietityttämään, niin jokaisella on vastuu nostaa kissa pöydälle. Tästäkin voi luoda tiimille yhteisen pelisäännön.

Haluatko saada sähköpostiisi vinkkejä johtamiseen ja tiimityöhön liittyen?

Tilaa uutiskirjeemme tästä.