Ratkaisun avaimia haastavaan tiimiin

Tiimeissä esiintyy monenlaisia haasteita, jotka lähes aina liittyvät syvimmiltään ja yksinomaan ihmisten erilaisuuteen. Meillä kaikilla on omat lapsuuden ja eletyn elämän kautta juurtuneet tapamme kommunikoida muiden kanssa ja reagoida ympäristöömme.

Erilaisuus ei ole kuitenkaan huono asia tai este hyvälle ja tuottavalle tiimityölle. Erilaisuus sen sijaan on voimavara, jota voi oppia ymmärtämään ja hyödyntämään.

Tässä blogissa kerron esimerkin eräästä asiakastiimistä, jonka sisäinen yhteistyö oli koettu haasteelliseksi. Tiimin jäsenten keskinäistä yhteistyötä ei oikeastaan edes tapahtunut.

Esimerkki haastavasta tiimistä

Yrityksen johtoryhmä oli tehnyt havainnon, ettei kyseisen tiimin sisäinen yhteistyö toiminut. Apuun pyydettiin tiimivalmentajaa, joka ehkä löytäisi ratkaisuja tiimin toimimattomuuteen. Tavoitteeksi asetettiin tiimin parempi keskinäinen yhteistyö.

Asiakastiimiin kuului Pirkko, Aija, Kati, Rami ja Päivi. Heistä kolme olivat työskennelleet yrityksessä jo entuudestaan pitkään, kun taas kaksi jäsenistä olivat uusia. Työskentely- ja vuorovaikutustavoiltaan tiimin jäsenet olivat keskenään hyvin erilaisia; joukossa oli niin tarkkoja ja yksityiskohtiin pureutuvia henkilöitä kuin lyhytsanaisia ja hyvin vähän asioista viestiviä henkilöitä. Lisäksi tiimissä oli uusien jäsenten mukaan tuomia tuoreita, organisaation ulkopuolelta saatuja näkökulmia sekä vanhaa koulukuntaa. Tiimin eri jäsenillä oli selvästi täysin erilaiset tavat ja ajattelumaailmat keskenään, sekä erilaisia käsityksiä ja asenteita tiimityötä kohtaan. Tiimi ei juurikaan puhunut asioista ääneen, eikä aitoa vuorovaikutusta tapahtunut.

Ulkopuolinen tiimivalmentaja apuun

Jotta tiimi pääsi eteenpäin, tarvittiin osallistavaa otetta ja ennen kaikkea ulkopuolisen tiimivalmentaja tukea. Coachina lähdin purkamaan tilannetta keskittymällä seuraaviin kolmeen näkökulmaan.

Keinoja parantaa tiimin yhteistyötä

1. Yhteiset pelisäännöt. Sovimme konkreettisesti, miten tiimissä toimitaan erilaisissa vuorovaikutustilanteissa. Tiimissä selkeytettiin käytännön toiminnot tilanteen parantamiseksi, eli se, miten itse kukin tulee toimimaan tai mitä kokeilemaan osana tiimiä. Jokaiselle sovittiin omat kehittymisen kohdat, esimerkiksi tiimin vetäjä sitoutui kysymään enemmän avoimia kysymyksiä, sekä varaamaan aikaa niille. Pirkko ja Päivi lupasivat tarkistaa tulkintansa yhteisistä asioista jatkossa.
2. Oman toiminnan arviointi systeemisesti, laajempi konteksti huomioiden.
   Yrityksen johtoryhmä otettiin mukaan ja keskusteltiin heidän kanssaan näkemyseroista tiimin ja johdon välillä. Systeemisen näkökulman hyödyntäminen auttoi hahmottamaan sitä, mitä kaikkea tiimissä tapahtui.
3. Kokeilukulttuuri. Tiimin kanssa sovittiin yhdessä, että lähdetään kokeilemaan uutta tapaa toimia asiakastilanteissa yhden kuukauden ajan. Sovimme yhteisistä hetkistä, jolloin arvioidaan uusien tapojen vaikutusta. Tavoitteena oli arvioida tilannetta uudelleen kolmen kuukauden päästä.

Valitettavasti yksikään edellisistä keinoista ei muuttanut tilannetta. Esiin alkoi tulla yhä enemmän toisten tiimin jäsenten sekä johtoryhmän syyllistämistä. Aistin, että ilmassa leijui useampia asioita, joita ei oltu käsitelty ääneen yhdessä koskaan. Oli aika mennä kohti asioita, jotka olivat syvemmällä, pinnan alla. Kun olimme onnistuneet saamaan riittävän psykologisen turvan, historian asioita alkoi nousta pintaan. Vanhempien tiimiläisten välille oli jäänyt kiviä kenkään, jotka käsittelemättöminä vaivasivat arkea. Kun muutamat tärkeimmät kivet saatiin nostettua päivän valoon, haasteet lähtivät pikkuhiljaa purkautumaan.

Lopulta tiimiläisten ohjaaminen haastavien asioiden äärelle tuotti hedelmää. Tiimissä on tapahtunut selvää positiivista muutosta, ja se on myös huomattu johtoryhmätasolla.

Kohti haasteita yhteisvastuullisesti

Erilaiset tavat kommunikoida ja käsitellä asioita haastaa toisinaan enemmän tai vähemmän yhteistä tekemistä. Ketään yksittäistä ihmistä ei voi kuitenkaan syyttää koko tiimin toimimattomuudesta. Kaikilla on yhteinen vastuu ottaa selvää, kysyä ja puuttua tilanteisiin hiljaa olemisen sijaan.

Kun vain on halua ja asenne kohdillaan ymmärtää ja sietää erilaisuutta, sekä tahtoa ymmärtää kollegan sisäistä maailmaa, ollaan jo pitkällä. Yhtä ainoaa oikeaa ratkaisun avainta ei ole jokaiseen tiimiin, mutta keinoja on monia, ja niitä voi ihan kuka ja mikä tiimi tahansa kokeilla!

Tiimin eteenpäin tai taaksepäin menemiseen voi ihan jokainen vaikuttaa! Pelkästään yrityksen johto, esihenkilö, tai ulkopuolinen tiimivalmentaja ei voi yksin kantaa vastuuta tiimien yhteistyöstä, vaikka toki heillä onkin vastuu ohjata tiimiä oikeaan suuntaan.

Vinkit jokaiselle tiimin haasteiden kohtaamiseen

1. Ole inhimillinen oma itsesi, niin onnistumisten että mokien kanssa.
2. Ole nopea ja puutu heti, kun huomaat haasteen poikasia esimerkiksi tiimin kommunikoinnissa.
3. Tarkista oma asenteesi. Haluatko toimia YHDESSÄ vai minä-periaatteella?
4. Ennakoi ja kiinnostu. Kiinnostu ja tutustu kollegaan. Kysy ja varmista asioita. Ota puheeksi jo ennakkoon.
5. Vastuuta koko tiimi mukaan! Työ on yhteistä, vaikka se sisältäisi jaettuja vastuita.