Viisi nopeaa vinkkiä virtuaalisen palaverin vetämiseen

Etätyö ei ole enää poikkeus vaan monelle pysyvä tapa tehdä työtä. Silti yksi haaste on säilynyt: miten luoda etä- tai hybridiympäristöön kohtaamisia, joissa ihmiset osallistuvat aidosti ja yhteistyö vie asioita eteenpäin? Juuri tässä virtuaalisella fasilitoinnilla on suuri merkitys.

Asiakaskohtaamisissa nousee yhä uudelleen esiin sama kysymys: miten etäpalaverista tehdään sellainen, että ihmiset eivät vain ole linjoilla, vaan ovat oikeasti mukana? Onnistunut virtuaalipalaveri voi parhaimmillaan lisätä osallistumista, selkeyttää yhteistyötä ja säästää aikaa. Kokosin tähän viisi käytännön vinkkiä, jotka auttavat rakentamaan vaikuttavampia etätapaamisia.

1. Suunnittele palaveri riittävän hyvin. Ilmoita kutsussa kesto ja erityisesti tapaamisen agenda ja mahdollinen tavoite. Kutsu vain ne, ketä asia oikeasti koskee. Henkilöt, jotka on kutsuttu varmuuden vuoksi, ovat vähemmän sitoutuneita yhteiseen työskentelyyn.
2. Ole etuajassa. Palaverin vetäjän on syytä olla linjoilla viimeistään viisi minuuttia ennen palaverin alkua. Tämä antaa sinulle aikaa varmistaa, että omaa tekniikka toimii, ehdit vilkaisemaan agendan ja jos joku osallistuja on myös liittynyt ajoissa, voit vaihtaa kuulumisia vapaamuotoisemmin.
3. Käyttäkää kuulokkeita, kameraa ja mutea. Kuulokkeet ja muten käyttö vähentävät merkittävästi häiritsevää taustamelua ja tekevät osallistumisesta mukavampaa. Jokainen on taatusti törmännyt äänen kiertoon (kuulee oman äänensä); kuulokkeiden käyttö ehkäisee tätä. Kameran käyttö puolestaan kasvattaa sitoutumista työskentelyyn ja parantaa keskinäistä vuorovaikutusta; tästä on sekä tutkittua että käytännön kautta saatua näyttöä.
4. Osallistaminen ja osallistuminen on defaultti. Jos kyse ei ole yhdensuuntaisesta tiedotustilaisuudesta, mitä suurin osa palavereista ei ole, muista osallistaa läsnäolijat keskusteluun. Parhaiten tämä tapahtuu
   • osoittamalla kysymykset suoraan tietyille henkilöille (käytä nimiä),
   • soveltamalla fasilitointimenetelmiä, esim. akvaariota tai kuutta hattua työskentelyssä,
   • hyödyntämällä valmentavia taitoja, kuten kysymysten tekoa ja kuuntelun taitoa.
5. Tee lopuksi selkeä yhteenveto ja sovi jatkosta. Varaa aikaa käsiteltyjen teemojen ja sovittujen asioiden kertaamiseen. Kerro osallistujille myös, miten työskentely tulee jatkumaan palaverin jälkeen.

Bonusvinkki: pyydä palautetta ja anna tunnustusta. Taitavaksi virtuaalikokousten vetäjäksi kehittyy parhaiten palautteen kautta. Muista pyytää osallistujilta palautetta; sekä parannusehdotuksista että onnistumisista. Kiitä läsnäolijoita heidän antamastaan panoksesta.

Luo virtuaalitapaamisia, joissa ihmiset osallistuvat

Verkkokokousten vetämisessä varmuus syntyy pitkälti toiston kautta. Mitä enemmän vedät palavereita verkossa, sen enemmän osaaminen kasvaa, kunhan pysähdyt reflektoimaan toimintaasi. Varmuus lisääntyy myös fasilitointiosaamisen ja -työkalujen kautta. Tutustu avoimiin coaching-koulutuksiimme! Meiltä löytyy sekä virtuaalisia (Virtuaalinen osallistaminen©) että livenä vedettäviä koulutuksia erilaisiin tarpeisiin. Tervetuloa mukaan oppimaan!