Viisi nopeaa vinkkiä virtuaalisen palaverin vetämiseen

Halusimme tai emme, etätyöt ovat kutsuneet useaa meistä. Some on räjähtänyt etätyöhön ja virtuaaliseen fasilitointiin liittyvistä vinkeistä. Ja hyvä niin, koskaan aiemmin hyvät neuvot eivät ole olleet näin ajankohtaisia.

Olen parin viime viikon aikana käynyt useamman keskustelun liittyen etäpalaverien järjestämiseen. Miten toteuttaa virtuaalinen palaveri niin, että siitä on hyötyä ja että se koetaan mielekkääksi kokoustamisen tavaksi? Kokosin tähän virtuaalipalaverien järjestäjälle viisi nopeaa vinkkiä, joita seuraamalla pääsee jo pitkälle.

1. Suunnittele palaveri riittävän hyvin. Ilmoita kutsussa kesto ja erityisesti tapaamisen agenda ja mahdollinen tavoite. Kutsu vain ne, ketä asia oikeasti koskee. Henkilöt, jotka on kutsuttu varmuuden vuoksi, ovat vähemmän sitoutuneita yhteiseen työskentelyyn.
2. Ole etuajassa. Palaverin vetäjän on syytä olla linjoilla viimeistään viisi minuuttia ennen palaverin alkua. Tämä antaa sinulle aikaa varmistaa, että omaa tekniikka toimii, ehdit vilkaisemaan agendan ja jos joku osallistuja on myös liittynyt ajoissa, voit vaihtaa kuulumisia vapaamuotoisemmin.
3. Käyttäkää kuulokkeita, kameraa ja mutea. Kuulokkeet ja muten käyttö vähentävät merkittävästi häiritsevää taustamelua ja tekevät osallistumisesta mukavampaa. Jokainen on taatusti törmännyt äänen kiertoon (kuulee oman äänensä); kuulokkeiden käyttö ehkäisee tätä. Kameran käyttö puolestaan kasvattaa sitoutumista työskentelyyn ja parantaa keskinäistä vuorovaikutusta; tästä on sekä tutkittua että käytännön kautta saatua näyttöä.
4. Osallistaminen ja osallistuminen on defaultti. Jos kyse ei ole yhdensuuntaisesta tiedotustilaisuudesta, mitä suurin osa palavereista ei ole, muista osallistaa läsnäolijat keskusteluun. Parhaiten tämä tapahtuu
   • osoittamalla kysymykset suoraan tietyille henkilöille (käytä nimiä),
   • soveltamalla fasilitointimenetelmiä, esim. akvaariota tai kuutta hattua työskentelyssä,
   • hyödyntämällä valmentavia taitoja, kuten kysymysten tekoa ja kuuntelun taitoa.
5. Tee lopuksi selkeä yhteenveto ja sovi jatkosta. Varaa aikaa käsiteltyjen teemojen ja sovittujen asioiden kertaamiseen. Kerro osallistujille myös, miten työskentely tulee jatkumaan palaverin jälkeen.

Bonusvinkki: pyydä palautetta ja anna tunnustusta. Taitavaksi virtuaalikokousten vetäjäksi kehittyy parhaiten palautteen kautta. Muista pyytää osallistujilta palautetta; sekä parannusehdotuksista että onnistumisista. Kiitä läsnäolijoita heidän antamastaan panoksesta.

Sinustako velho vetämään virtuaalityöskentelyjä?

Verkkokokousten vetämisessä varmuus syntyy pitkälti toiston kautta. Mitä enemmän vedät palavereita verkossa, sen enemmän osaaminen kasvaa, kunhan pysähdyt reflektoimaan toimintaasi. Varmuus lisääntyy myös fasilitointiosaamisen ja -työkalujen kautta. Tutustu BoMentis Oy:n fasilitointikoulutuksiin! Meiltä löytyy sekä virtuaalisia (Virtuaalinen osallistaminen©) että livenä vedettäviä koulutuksia erilaisiin tarpeisiin. Tervetuloa mukaan oppimaan!